Las exportaciones del Informe de reservas producen la lista de los pedidos de un evento en CSV (para hojas de cálculo y programas de gestión) o PDF (para imprimir). Existen en versión completa y en versión Privacy, pensada para el personal que no debe ver los contactos. Cada fila es un pedido, no un participante concreto.
En resumen
- Dónde: panel del evento → Informe de reservas → menú Exportar en la barra de filtros → Exportar CSV, Exportar PDF, Exportar CSV de privacidad, Exportar PDF de privacidad.
- Permisos: para las versiones completas Exportar datos del evento en la organización y Ver reservas del evento en el evento; para las versiones Privacy Ver detalles de reservas de la organización y Ver reservas del evento.
- Nombre del archivo: reservations, el nombre del evento, la fecha del evento en formato año-mes-día y el lugar, unidos con guiones, con la extensión .csv o .pdf (por ejemplo reservations-nombre-del-evento-2026-10-31-nombre-del-local.csv); los caracteres no admitidos se convierten en guiones y el nombre se corta a 190 caracteres.
- Codificación: CSV en UTF-8 con BOM y la coma como separador.
- Entrega: el archivo se prepara en el servidor en la ventana Preparando exportación y se puede descargar durante 24 horas.
Procedimiento paso a paso
- Abre el informe. Desde el panel del evento elige Informe de reservas.
- Configura los filtros que quieres recuperar en el archivo: la búsqueda Filtrar por nombre, apellido o email y, en Más filtros, Filtrar por número de reserva, Filtrar por total, Filtrar por canal, Filtrar por tipología de acceso, Filtrar por estado (por ejemplo Confirmado) y Filtrar por pago (Pagados (Sí), No pagados (No)). Pulsa Buscar. Qué ves: la tabla actualizada; la exportación usará exactamente estos filtros.
- Inicia la exportación. Abre el menú Exportar y elige Exportar CSV o Exportar PDF para la versión completa, Exportar CSV de privacidad o Exportar PDF de privacidad para la versión sin contactos. Qué ves: la ventana Preparando exportación pasa de Exportación en cola… a Generando archivo… y Guardando archivo…, con una barra de progreso y el detalle filas procesadas / total.
- Descarga el archivo. Cuando aparece Tu archivo está listo. pulsa Descargar archivo. Resultado: el navegador descarga el archivo con el nombre descrito arriba; después puedes cerrar la ventana con Cerrar.
Campos y opciones
| Columna | Qué contiene | Versión |
|---|---|---|
| Número de reserva | Código del pedido. | Completa y Privacy |
| Nombre, Apellido | Titular del pedido. | Completa y Privacy |
| Email, Teléfono | Contactos del titular; para los clientes sin consentimiento de marketing la celda contiene Oculta. | Solo completa |
| Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento del titular, si está disponible. | Solo completa |
| Consentimiento marketing | Sí o No. | Completa y Privacy |
| Fecha de la reserva | Fecha y hora del pedido. | Completa y Privacy |
| Evento | Nombre del evento. | Completa y Privacy |
| Plataforma | Sitio web o app desde donde se hizo el pedido. | Solo completa |
| Estado | Estado del pedido (Confirmado, Cancelado y así sucesivamente). | Completa y Privacy |
| Pago | Pagado o No pagado. | Completa y Privacy |
| Total | Total del pedido en euros. | Completa y Privacy |
| Escaneos/Cantidad | Accesos registrados respecto a las entradas, en el formato (escaneos / cantidad). | Completa y Privacy |
Qué ocurre después
- El archivo refleja el estado de las reservas en el momento de su generación y se puede descargar durante 24 horas desde la solicitud; después se elimina: tras nuevas ventas o cancelaciones inicia una nueva exportación.
- Si cierras la ventana mientras el archivo está en cola o generándose, la exportación se cancela sin confirmación. Si en cambio sales de la página, la generación continúa: al volver a la misma página con los mismos filtros, en el mismo navegador, la ventana retoma el progreso. Solo quien ha solicitado el archivo puede descargarlo.
- El PDF tiene las mismas columnas que el CSV correspondiente, maquetadas en una tabla.
Mensajes y errores
| Situación | Por qué | Qué hacer |
|---|---|---|
| La ventana Preparando exportación muestra un error después de Exportar CSV o Exportar PDF | El menú Exportar es visible para todos, pero tu rol no tiene Exportar datos del evento (por ejemplo Promotor): el control se hace al iniciar la exportación. | Usa las versiones Privacy o pídeselo a un Administrador. |
| No se pudo generar el archivo. | La generación del archivo ha fallado, por ejemplo porque el procesamiento se ha bloqueado en los tres intentos. | Cierra la ventana y vuelve a intentarlo; si se repite, informa del problema al soporte de Nightify. |
| Exportación cancelada. | La exportación se ha cancelado, por ejemplo al cerrar la ventana antes de que el archivo estuviera listo. | Inicia de nuevo la exportación y deja la ventana abierta hasta Tu archivo está listo. |
| El archivo contiene solo el encabezado | Ningún pedido coincide con los filtros activos. | Borra los filtros y vuelve a intentarlo. |
| Caracteres acentuados incorrectos en la hoja de cálculo | El programa no ha reconocido la codificación UTF-8. | Importa el CSV eligiendo UTF-8 y la coma como separador. |
Casos particulares
- Promotor. Solo puede descargar Exportar CSV de privacidad y Exportar PDF de privacidad, y el archivo contiene solo los pedidos de su propio canal, sea cual sea el filtro que configure.
- Lista en papel para el acceso. Exportar PDF de privacidad con Filtrar por estado = Confirmado: nombre, apellidos, número y accesos, sin contactos.
- Contabilidad de fin de evento. Exportar CSV completo con Filtrar por pago = Pagados (Sí), para comparar con la tabla Resumen del evento del panel. Ten en cuenta que el archivo no contiene las comisiones de servicio ni los gastos de preventa por separado, sino solo el Total.
- Recuento para un promotor o un canal. Filtrar por canal y después Exportar CSV.
- Participantes de los títulos nominativos. Ninguna exportación recoge los datos de los participantes concretos: las filas son por pedido con el titular. Los nombres de los participantes se consultan en el Detalle.
Reglas y límites
- Los contactos sin consentimiento de marketing siguen siendo Oculta también en el archivo; no existe un desbloqueo para las exportaciones.
- Los archivos contienen datos personales: consérvalos solo el tiempo necesario y no los compartas fuera del equipo.
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