Las exportaciones del Informe de reservas producen la lista de los pedidos de un evento en CSV (para hojas de cálculo y programas de gestión) o PDF (para imprimir). Existen en versión completa y en versión Privacy, pensada para el personal que no debe ver los contactos. Cada fila es un pedido, no un participante concreto.
En resumen
- Dónde: panel del evento → Informe de reservas → menú Exportar en la barra de filtros → Export CSV, Export PDF, Export privacy CSV, Export privacy PDF.
- Permisos: para las versiones completas Exportar datos del evento (exportar datos de eventos) en la organización y Ver reservas del evento en el evento; para las versiones Privacy Ver detalles de reservas de la organización y Ver reservas del evento.
- Nombre del archivo: reservations, el nombre del evento, la fecha del evento en formato año-mes-día y el lugar, unidos con guiones, con la extensión .csv o .pdf (por ejemplo reservations-nombre-del-evento-2026-10-31-nombre-del-local.csv).
- Codificación: CSV en UTF-8 con la coma como separador.
Procedimiento paso a paso
- Abre el informe. Desde el panel del evento elige Informe de reservas.
- Configura los filtros que quieres recuperar en el archivo: la búsqueda Filtrar por nombre, apellido o email y, en Más filtros, Filter by booking number, Filter by total, Filter by channel, Filter by Access Type, Filter by Status (por ejemplo Confirmado) y Filter by payment (Paid (Yes), Unpaid (No)). Pulsa Search. Qué ves: la tabla actualizada; la exportación usará exactamente estos filtros.
- Descarga. Abre el menú Exportar y elige Export CSV o Export PDF para la versión completa, Export privacy CSV o Export privacy PDF para la versión sin contactos. Resultado: el navegador descarga el archivo con el nombre descrito arriba.
Campos y opciones
| Columna | Qué contiene | Versión |
|---|---|---|
| Reservation number | Código del pedido. | Completa y Privacy |
| First name, Last name | Titular del pedido. | Completa y Privacy |
| Email, Phone | Contactos del titular; para los clientes sin consentimiento de marketing la celda contiene Oculta. | Solo completa |
| Birth date | Fecha de nacimiento del titular, si está disponible. | Solo completa |
| Marketing consent | Sí o No. | Completa y Privacy |
| Booking date | Fecha y hora del pedido. | Completa y Privacy |
| Event | Nombre del evento. | Completa y Privacy |
| Platform | Sitio web o app desde donde se hizo el pedido. | Solo completa |
| Status | Estado del pedido (Confirmado, Cancelado y así sucesivamente). | Completa y Privacy |
| Payment | Paid o Unpaid. | Completa y Privacy |
| Total | Total del pedido en euros. | Completa y Privacy |
| Scans/Quantity | Accesos registrados respecto a las entradas, en el formato (escaneos / cantidad). | Completa y Privacy |
Qué ocurre después
- El archivo refleja el estado de las reservas en el momento de la descarga: vuelve a exportarlo después de nuevas ventas o cancelaciones.
- El PDF tiene las mismas columnas que el CSV correspondiente, maquetadas en una tabla.
Mensajes y errores
| Situación | Por qué | Qué hacer |
|---|---|---|
| Export CSV y Export PDF deniegan el acceso | Tu rol no tiene Exportar datos del evento (por ejemplo Promotor). | Usa las versiones Privacy o pídeselo a un Administrador. |
| El archivo contiene solo el encabezado | Ningún pedido coincide con los filtros activos. | Borra los filtros y vuelve a intentarlo. |
| Caracteres acentuados incorrectos en la hoja de cálculo | El programa no ha reconocido la codificación UTF-8. | Importa el CSV eligiendo UTF-8 y la coma como separador. |
Casos particulares
- Promotor. Solo puede descargar Export privacy CSV y Export privacy PDF, y el archivo contiene solo los pedidos de su propio canal, sea cual sea el filtro que configure.
- Lista de puerta en papel. Export privacy PDF con Filter by Status = Confirmado: nombre, apellidos, número y accesos, sin contactos.
- Contabilidad de fin de evento. Export CSV completo con Filter by payment = Paid (Yes), para comparar con la tabla Resumen del evento del panel. Ten en cuenta que el archivo no contiene las comisiones de servicio ni los gastos de preventa por separado, sino solo el Total.
- Recuento para un promotor o un canal. Filter by channel y después Export CSV.
- Participantes de los títulos nominativos. Ninguna exportación recoge los datos de los participantes concretos: las filas son por pedido con el titular. Los nombres de los participantes se consultan en el Detalle.
Reglas y límites
- Los contactos sin consentimiento de marketing siguen siendo Oculta también en el archivo; no existe un desbloqueo para las exportaciones.
- Los archivos contienen datos personales: consérvalos solo el tiempo necesario y no los compartas fuera del equipo.
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