Gli export del Rapporto prenotazioni producono l’elenco degli ordini di un evento in CSV (per fogli di calcolo e gestionali) o PDF (da stampare). Esistono in versione completa e in versione Privacy, pensata per lo staff che non deve vedere i contatti. Ogni riga è un ordine, non un singolo partecipante.
In breve
- Dove: dashboard dell’evento → Rapporto prenotazioni → menu Esporta nella barra dei filtri → Esporta CSV, Esporta PDF, Esporta CSV Privacy, Esporta PDF Privacy.
- Permessi: per le versioni complete Esportare dati evento sull’organizzazione e Visualizzare prenotazioni evento sull’evento; per le versioni Privacy Visualizzare dettagli prenotazioni organizzazione e Visualizzare prenotazioni evento.
- Nome del file: reservations, nome dell’evento, data dell’evento nel formato anno-mese-giorno e luogo, uniti da trattini, con estensione .csv o .pdf (per esempio reservations-nome-evento-2026-10-31-nome-locale.csv); i caratteri non ammessi diventano trattini e il nome si ferma a 190 caratteri.
- Codifica: CSV in UTF-8 con BOM e separatore virgola.
- Consegna: il file viene preparato sul server nella finestra Preparazione esportazione e resta scaricabile per 24 ore.
Procedura passo per passo
- Apri il rapporto. Dalla dashboard dell’evento scegli Rapporto prenotazioni.
- Imposta i filtri che vuoi ritrovare nel file: ricerca Filtra per nome, cognome o email e, in Altri filtri, Filtra per numero prenotazione, Filtra per totale, Filtra per canale, Filtra per Tipologia di Accesso, Filtra per Stato (per esempio Confermata) e Filtra per pagamento (Pagati (Sì), Non pagati (No)). Premi Cerca. Cosa vedi: la tabella aggiornata; l’export userà esattamente questi filtri.
- Avvia l’esportazione. Apri il menu Esporta e scegli Esporta CSV o Esporta PDF per la versione completa, Esporta CSV Privacy o Esporta PDF Privacy per la versione senza contatti. Cosa vedi: la finestra Preparazione esportazione passa da Esportazione in coda… a Generazione del file… e Salvataggio del file…, con una barra di avanzamento e il dettaglio righe elaborate / totale.
- Scarica il file. Quando compare Il file è pronto. premi Scarica file. Risultato: il browser scarica il file con il nome descritto sopra; poi puoi chiudere la finestra con Chiudi.
Campi e opzioni
| Colonna | Cosa contiene | Versione |
|---|---|---|
| N Prenotazione | Codice dell’ordine. | Completa e Privacy |
| Nome, Cognome | Intestatario dell’ordine. | Completa e Privacy |
| E-Mail, Telefono | Contatti dell’intestatario; per i clienti senza consenso marketing la cella contiene Nascosta. | Solo completa |
| Data di nascita | Data di nascita dell’intestatario, se disponibile. | Solo completa |
| Consenso marketing | Si o No. | Completa e Privacy |
| Data Prenotazione | Data e ora dell’ordine. | Completa e Privacy |
| Evento | Nome dell’evento. | Completa e Privacy |
| Piattaforma | Sito o app da cui è stato fatto l’ordine. | Solo completa |
| Stato | Stato dell’ordine (Confermata, Annullato e così via). | Completa e Privacy |
| Pagamento | Pagato o Non pagato. | Completa e Privacy |
| Totale | Totale dell’ordine in euro. | Completa e Privacy |
| Scans/Quantità | Ingressi registrati rispetto ai biglietti, nel formato (scansioni / quantità). | Completa e Privacy |
Cosa succede dopo
- Il file riflette lo stato delle prenotazioni al momento della generazione e resta scaricabile per 24 ore dalla richiesta, poi viene cancellato: dopo nuove vendite o annullamenti avvia una nuova esportazione.
- Se chiudi la finestra mentre il file è in coda o in generazione, l’esportazione viene annullata senza conferma. Se invece lasci la pagina, la generazione continua: tornando sulla stessa pagina con gli stessi filtri, nello stesso browser, la finestra riprende l’avanzamento. Solo chi ha richiesto il file può scaricarlo.
- Il PDF ha le stesse colonne del CSV corrispondente, impaginate in tabella.
Messaggi ed errori
| Situazione | Perché | Cosa fare |
|---|---|---|
| La finestra Preparazione esportazione mostra un errore dopo Esporta CSV o Esporta PDF | Il menu Esporta è visibile a tutti, ma il tuo ruolo non ha Esportare dati evento (per esempio Promoter): il controllo avviene quando avvii l’esportazione. | Usa le versioni Privacy o chiedi a un Amministratore. |
| Non è stato possibile generare il file. | La generazione del file non è riuscita, per esempio perché l’elaborazione si è bloccata in tutti e tre i tentativi. | Chiudi la finestra e riprova; se si ripete, segnala il problema all’assistenza Nightify. |
| Esportazione annullata. | L’esportazione è stata annullata, per esempio chiudendo la finestra prima che il file fosse pronto. | Avvia di nuovo l’esportazione e lascia aperta la finestra fino a Il file è pronto. |
| Il file contiene solo l’intestazione | Nessun ordine corrisponde ai filtri attivi. | Azzera i filtri e riprova. |
| Caratteri accentati sbagliati nel foglio di calcolo | Il programma non ha riconosciuto la codifica UTF-8. | Importa il CSV scegliendo UTF-8 e la virgola come separatore. |
Casi particolari
- Promoter. Può scaricare solo Esporta CSV Privacy ed Esporta PDF Privacy, e il file contiene solo gli ordini del proprio canale, qualunque filtro imposti.
- Lista cartacea per l’ingresso. Esporta PDF Privacy con Filtra per Stato = Confermata: nome, cognome, numero e ingressi, senza contatti.
- Contabilità di fine evento. Esporta CSV completo con Filtra per pagamento = Pagati (Sì), da confrontare con la tabella Riepilogo della dashboard. Nota che il file non contiene commissioni e diritti di prevendita separati, ma solo il Totale.
- Conteggio per un promoter o un canale. Filtra per canale e poi Esporta CSV.
- Partecipanti dei titoli nominativi. Nessun export riporta i dati dei singoli partecipanti: le righe sono per ordine con l’intestatario. I nomi dei partecipanti si consultano nel Dettaglio prenotazione.
Regole e limiti
- I contatti senza consenso marketing restano Nascosta anche nel file; non esiste uno sblocco per gli export.
- I file contengono dati personali: conservali solo per il tempo necessario e non condividerli fuori dal team.
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- Il link promoter e l’attribuzione delle vendite