Además de las exportaciones por evento concreto, puedes descargar la lista de las reservas de toda la organización y la base de clientes. Son los archivos para la contabilidad de un periodo y para las campañas dirigidas a quien ha dado el consentimiento. Ambos siguen los filtros configurados en la página desde la que los descargas.
En resumen
- Dónde: Reservation management → menú Exportar → Export CSV o Export PDF; Clientes → menú Exportar → Export CSV (para los clientes no existe una exportación en PDF).
- Permisos: Exportar datos del evento (exportar datos de eventos) para las dos páginas; está incluido en el rol Administrador y ausente en Promotor, Solo entradas y Visualización limitada.
- Nombres de los archivos: siempre reservations.csv y reservations.pdf para las reservas; customers- seguido del nickname de la organización y .csv para los clientes (los caracteres del nickname distintos de letras, números, guion y guion bajo se convierten en guiones).
Procedimiento para las reservas, paso a paso
- Abre Reservation management desde la consola de la organización. Qué ves: la tabla con Number, User, Fecha, Event, Platform, Method, Commissions, Derechos de preventa, Total, Estado, Payment.
- Filtra. La búsqueda Filtrar por nombre, apellido o email y, en Más filtros, Filter by booking number, Filter by event (con sugerencias mientras escribes), Filter by date, Filter by total. Pulsa Search.
- Descarga. Abre Exportar y elige Export CSV o Export PDF. Resultado: el archivo reservations.csv o reservations.pdf con los mismos filtros de la tabla.
Procedimiento para los clientes, paso a paso
- Abre Clientes desde la consola de la organización.
- Filtra. Por ejemplo Consentimiento marketing = Sí, Reservas desde y Reservas hasta para el periodo, Frecuencia = Solo clientes recurrentes; elige Sort order y Dirección. Pulsa Search.
- Descarga. Abre Exportar y elige Export CSV. Resultado: el archivo customers-nickname.csv con todos los clientes que cumplen los filtros, no solo la página mostrada.
Campos y opciones
| Archivo | Columnas, en orden | Notas |
|---|---|---|
| reservations.csv / reservations.pdf | Reservation number, First name, Last name, Email, Marketing consent, Booking date, Event, Platform, Payment method, Total, Status, Payment. | Columnas distintas de las de la tabla: no están Commissions ni Derechos de preventa, mientras que aparecen el correo electrónico y el consentimiento. El correo electrónico de los clientes sin consentimiento es Oculta. |
| customers-nickname.csv | Nombre, E-mail, Teléfono, Gasto medio, Gasto total, Transacciones, Reservas totales, Consentimiento marketing, Última reserva. | Las mismas columnas de la tabla. Los importes usan el punto decimal sin separador de miles (por ejemplo 1250.00), listos para una hoja de cálculo en inglés. El correo electrónico y el teléfono sin consentimiento son Oculta. |
Qué ocurre después
- Las exportaciones no modifican nada en la consola; puedes repetirlas cuando quieras.
- Si importas los clientes en una herramienta de newsletter, incluye solo las filas con Consentimiento marketing = Sí, ofrece siempre la baja y no vuelvas a contactar a quien ha revocado el consentimiento.
Mensajes y errores
| Situación | Por qué | Qué hacer |
|---|---|---|
| El menú Exportar no aparece o se deniega el acceso | Tu rol no tiene Exportar datos del evento. | Pídeselo a un Administrador de la organización. |
| El archivo contiene solo el encabezado | Ninguna fila coincide con los filtros. | Borra los filtros y vuelve a intentarlo. |
| Importes con el punto en el archivo de clientes | Es el formato elegido para la exportación. | Configura la hoja de cálculo para reconocer el punto como separador decimal. |
Casos particulares
- Comisiones de servicio y gastos de preventa por periodo. No están en el archivo de Reservation management: consúltalos en la tabla de la página o, por evento concreto, en la tabla Resumen del evento del panel.
- Datos de los participantes concretos. Ninguna exportación de la organización ni del evento recoge los participantes de los títulos nominativos: las filas son por pedido con el titular.
- Promotor. No puede usar estas exportaciones; aunque se le asignara el permiso, el archivo contendría solo su propio canal.
Reglas y límites
- Los contactos sin consentimiento de marketing siguen siendo Oculta en los archivos; las versiones Privacy existen solo para el Informe de reservas del evento.
- Guarda los archivos en un lugar seguro y bórralos cuando ya no hagan falta.
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