Les exports du Rapport des réservations produisent la liste des commandes d’un événement en CSV (pour les tableurs et les logiciels de gestion) ou en PDF (à imprimer). Ils existent en version complète et en version de confidentialité, pensée pour le personnel qui ne doit pas voir les coordonnées. Chaque ligne est une commande, pas un participant isolé.
En bref
- Où : tableau de bord de l’événement → Rapport des réservations → menu Exporter dans la barre de filtres → Exporter au format CSV, Exporter PDF, Exporter un fichier CSV de confidentialité, Exporter un PDF de confidentialité.
- Autorisations : pour les versions complètes Exporter les données de l’événement sur l’organisation et Voir les réservations de l’événement sur l’événement ; pour les versions de confidentialité Voir le détail des réservations de l’organisation et Voir les réservations de l’événement.
- Nom du fichier : reservations, le nom de l’événement, la date de l’événement au format année-mois-jour et le lieu, reliés par des tirets, avec l’extension .csv ou .pdf (par exemple reservations-nom-evenement-2026-10-31-nom-du-lieu.csv).
- Encodage : CSV en UTF-8 avec la virgule comme séparateur.
Procédure étape par étape
- Ouvrez le rapport. Depuis le tableau de bord de l’événement, choisissez Rapport des réservations.
- Réglez les filtres que vous voulez retrouver dans le fichier : la recherche Filtrer par prénom, nom ou e-mail et, dans Plus de filtres, Filtrer par numéro de réservation, Filtrer par total, Filtrer par chaîne, Filtrer par type d'accès, Filtrer par statut (par exemple Confirmé) et Filtrer par paiement (Payé (Oui), Non payé (Non)). Appuyez sur Recherche. Ce que vous voyez : le tableau mis à jour ; l’export utilisera exactement ces filtres.
- Téléchargez. Ouvrez le menu Exporter et choisissez Exporter au format CSV ou Exporter PDF pour la version complète, Exporter un fichier CSV de confidentialité ou Exporter un PDF de confidentialité pour la version sans coordonnées. Résultat : le navigateur télécharge le fichier avec le nom décrit ci-dessus.
Champs et options
| Colonne | Contenu | Version |
|---|---|---|
| Numéro de réservation | Code de la commande. | Complète et de confidentialité |
| Prénom, Nom de famille | Titulaire de la commande. | Complète et de confidentialité |
| E-mail, Téléphone | Coordonnées du titulaire ; pour les clients sans consentement marketing, la cellule contient Masquée. | Complète uniquement |
| Date de naissance | Date de naissance du titulaire, si elle est disponible. | Complète uniquement |
| Consentement marketing | Oui ou Non. | Complète et de confidentialité |
| Date de réservation | Date et heure de la commande. | Complète et de confidentialité |
| Événement | Nom de l’événement. | Complète et de confidentialité |
| Plate-forme | Site ou application depuis lequel la commande a été passée. | Complète uniquement |
| Statut | Statut de la commande (Confirmé, Annulé et ainsi de suite). | Complète et de confidentialité |
| Paiement | Payé ou Non rémunéré. | Complète et de confidentialité |
| Total | Total de la commande en euros. | Complète et de confidentialité |
| Numérisations/quantité | Entrées enregistrées par rapport aux billets, au format (scans / quantité). | Complète et de confidentialité |
Ce qui se passe ensuite
- Le fichier reflète l’état des réservations au moment du téléchargement : exportez-le de nouveau après de nouvelles ventes ou annulations.
- Le PDF a les mêmes colonnes que le CSV correspondant, mises en page dans un tableau.
Messages et erreurs
| Situation | Pourquoi | Que faire |
|---|---|---|
| Exporter au format CSV et Exporter PDF refusent l’accès | Votre rôle n’a pas Exporter les données de l’événement (par exemple Promoteur). | Utilisez les versions de confidentialité ou demandez à un Administrateur. |
| Le fichier ne contient que l’en-tête | Aucune commande ne correspond aux filtres actifs. | Réinitialisez les filtres et réessayez. |
| Caractères accentués erronés dans le tableur | Le programme n’a pas reconnu l’encodage UTF-8. | Importez le CSV en choisissant UTF-8 et la virgule comme séparateur. |
Cas particuliers
- Promoteur. Il ne peut télécharger que Exporter un fichier CSV de confidentialité et Exporter un PDF de confidentialité, et le fichier ne contient que les commandes de son propre canal, quels que soient les filtres qu’il règle.
- Liste de porte papier. Exporter un PDF de confidentialité avec Filtrer par statut = Confirmé : prénom, nom, numéro et entrées, sans les coordonnées.
- Comptabilité de fin d’événement. Exporter au format CSV complet avec Filtrer par paiement = Payé (Oui), à comparer avec le tableau Résumé du tableau de bord. Notez que le fichier ne contient pas les frais de service et les droits de prévente séparés, mais seulement le Total.
- Comptage pour un promoteur ou un canal. Filtrer par chaîne puis Exporter au format CSV.
- Participants des titres nominatifs. Aucun export ne reporte les données des participants isolés : les lignes sont par commande, avec le titulaire. Les noms des participants se consultent dans le Détail de la réservation.
Règles et limites
- Les coordonnées sans consentement marketing restent Masquée même dans le fichier ; il n’existe aucun déblocage pour les exports.
- Les fichiers contiennent des données personnelles : ne les conservez que le temps nécessaire et ne les partagez pas en dehors de l’équipe.
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