Die Exporte aus dem Reservierungsbericht erzeugen die Liste der Bestellungen eines Events als CSV (für Tabellenkalkulationen und Verwaltungsprogramme) oder als PDF (zum Ausdrucken). Es gibt sie in der vollständigen Version und in der Version Datenschutz, gedacht für das Personal, das die Kontaktdaten nicht sehen soll. Jede Zeile ist eine Bestellung, kein einzelner Teilnehmer.
Auf einen Blick
- Wo: Dashboard des Events → Reservierungsbericht → Menü Exportieren in der Filterleiste → CSV exportieren, PDF exportieren, Datenschutz-CSV exportieren, Datenschutz-PDF exportieren.
- Berechtigungen: für die vollständigen Versionen Event-Daten exportieren auf der Organisation und Event-Reservierungen anzeigen auf dem Event; für die Datenschutz-Versionen Reservierungsdetails der Organisation anzeigen und Event-Reservierungen anzeigen.
- Name der Datei: reservations, der Name des Events, das Datum des Events im Format Jahr-Monat-Tag und der Ort, durch Bindestriche verbunden, mit der Endung .csv oder .pdf (zum Beispiel reservations-eventname-2026-10-31-name-des-orts.csv); nicht zulässige Zeichen werden zu Bindestrichen, und der Name endet nach 190 Zeichen.
- Kodierung: CSV in UTF-8 mit BOM und Komma als Trennzeichen.
- Bereitstellung: Die Datei wird auf dem Server im Fenster Export wird vorbereitet erstellt und bleibt 24 Stunden lang herunterladbar.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie den Bericht. Wählen Sie im Dashboard des Events Reservierungsbericht.
- Setzen Sie die Filter, die Sie in der Datei wiederfinden wollen: die Suche Nach Vorname, Nachname oder E-Mail filtern und, unter Weitere Filter, Filtern Sie nach Buchungsnummer, Nach Gesamt filtern, Nach Kanal filtern, Nach Zugriffstyp filtern, Nach Status filtern (zum Beispiel Bestätigt) und Filtern Sie nach Zahlung (Bezahlt (Ja), Unbezahlt (Nein)). Drücken Sie Suchen. Was Sie sehen: die aktualisierte Tabelle; der Export verwendet genau diese Filter.
- Starten Sie den Export. Öffnen Sie das Menü Exportieren und wählen Sie CSV exportieren oder PDF exportieren für die vollständige Version, Datenschutz-CSV exportieren oder Datenschutz-PDF exportieren für die Version ohne Kontaktdaten. Was Sie sehen: Das Fenster Export wird vorbereitet wechselt von Export ist in der Warteschlange… zu Datei wird erstellt… und Datei wird gespeichert…, mit einem Fortschrittsbalken und der Angabe verarbeitete Zeilen / Gesamt.
- Laden Sie die Datei herunter. Sobald Die Datei ist bereit. erscheint, drücken Sie Datei herunterladen. Ergebnis: Der Browser lädt die Datei mit dem oben beschriebenen Namen herunter; danach können Sie das Fenster mit Schließen schließen.
Felder und Optionen
| Spalte | Inhalt | Version |
|---|---|---|
| Reservierungsnummer | Code der Bestellung. | Vollständig und Datenschutz |
| Vorname, Nachname | Inhaber der Bestellung. | Vollständig und Datenschutz |
| E-Mail, Telefon | Kontaktdaten des Inhabers; bei Kunden ohne Marketing-Einwilligung enthält die Zelle Verborgen. | Nur vollständig |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum des Inhabers, sofern verfügbar. | Nur vollständig |
| Marketing-Einwilligung | Ja oder NEIN. | Vollständig und Datenschutz |
| Buchungsdatum | Datum und Uhrzeit der Bestellung. | Vollständig und Datenschutz |
| Ereignis | Name des Events. | Vollständig und Datenschutz |
| Plattform | Website oder App, über die die Bestellung aufgegeben wurde. | Nur vollständig |
| Status | Status der Bestellung (Bestätigt, Abgesagt und so weiter). | Vollständig und Datenschutz |
| Zahlung | Bezahlt oder Unbezahlt. | Vollständig und Datenschutz |
| Gesamt | Gesamtbetrag der Bestellung in Euro. | Vollständig und Datenschutz |
| Scans/Anzahl | Erfasste Eintritte im Verhältnis zu den Tickets, im Format (Scans / Anzahl). | Vollständig und Datenschutz |
Was danach passiert
- Die Datei spiegelt den Stand der Reservierungen zum Zeitpunkt ihrer Erstellung wider und bleibt ab der Anforderung 24 Stunden lang herunterladbar, danach wird sie gelöscht: Starten Sie nach neuen Verkäufen oder Stornierungen einen neuen Export.
- Wenn Sie das Fenster schließen, während die Datei in der Warteschlange ist oder erstellt wird, wird der Export ohne Rückfrage abgebrochen. Verlassen Sie dagegen die Seite, läuft die Erstellung weiter: Kehren Sie im selben Browser mit denselben Filtern auf dieselbe Seite zurück, setzt das Fenster den Fortschritt fort. Nur die Person, die die Datei angefordert hat, kann sie herunterladen.
- Das PDF hat dieselben Spalten wie die entsprechende CSV-Datei, in einer Tabelle gesetzt.
Meldungen und Fehler
| Situation | Warum | Was tun |
|---|---|---|
| Das Fenster Export wird vorbereitet zeigt nach CSV exportieren oder PDF exportieren einen Fehler | Das Menü Exportieren ist für alle sichtbar, aber Ihre Rolle hat nicht Event-Daten exportieren (zum Beispiel Promoter): Die Prüfung erfolgt beim Start des Exports. | Verwenden Sie die Datenschutz-Versionen oder fragen Sie einen Administrator. |
| Die Datei konnte nicht erstellt werden. | Die Erstellung der Datei ist fehlgeschlagen, zum Beispiel weil die Verarbeitung bei allen drei Versuchen hängen geblieben ist. | Schließen Sie das Fenster und versuchen Sie es erneut; wiederholt sich der Fehler, melden Sie ihn dem Nightify-Support. |
| Export abgebrochen. | Der Export wurde abgebrochen, zum Beispiel weil das Fenster geschlossen wurde, bevor die Datei bereit war. | Starten Sie den Export erneut und lassen Sie das Fenster offen, bis Die Datei ist bereit. erscheint. |
| Die Datei enthält nur die Kopfzeile | Keine Bestellung entspricht den aktiven Filtern. | Setzen Sie die Filter zurück und versuchen Sie es erneut. |
| Falsche Sonderzeichen in der Tabellenkalkulation | Das Programm hat die UTF-8-Kodierung nicht erkannt. | Importieren Sie die CSV-Datei mit UTF-8 und dem Komma als Trennzeichen. |
Sonderfälle
- Promoter. Er kann nur Datenschutz-CSV exportieren und Datenschutz-PDF exportieren herunterladen, und die Datei enthält nur die Bestellungen seines eigenen Kanals, unabhängig von den gesetzten Filtern.
- Einlassliste auf Papier. Datenschutz-PDF exportieren mit Nach Status filtern = Bestätigt: Vorname, Nachname, Nummer und Eintritte, ohne Kontaktdaten.
- Buchhaltung nach dem Event. Vollständiges CSV exportieren mit Filtern Sie nach Zahlung = Bezahlt (Ja), zum Abgleich mit der Tabelle Zusammenfassung des Dashboards. Beachten Sie, dass die Datei Servicegebühren und Vorverkaufsgebühren nicht getrennt enthält, sondern nur Gesamt.
- Zählung für einen Promoter oder einen Kanal. Nach Kanal filtern und dann CSV exportieren.
- Teilnehmer der personalisierten Zutrittstitel. Kein Export enthält die Daten der einzelnen Teilnehmer: Die Zeilen gelten pro Bestellung, mit dem Inhaber. Die Namen der Teilnehmer werden im Detail der Reservierung eingesehen.
Regeln und Grenzen
- Die Kontaktdaten ohne Marketing-Einwilligung bleiben auch in der Datei Verborgen; für die Exporte gibt es keine Freischaltung.
- Die Dateien enthalten personenbezogene Daten: Bewahren Sie sie nur so lange wie nötig auf und teilen Sie sie nicht außerhalb des Teams.
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