Une fois vendu, chaque extra reste lié au billet avec lequel il a été acheté. Il ne se scanne pas à part : à l’entrée, le personnel scanne le billet comme d’habitude et le scanner indique quels extras remettre. Vous trouverez ici ce que voit le personnel, quand l’entrée est refusée, comment fonctionnent les remboursements et la revente et quels documents restent à votre charge.
En bref
- Où : application Nightify Business, scanner des billets ; aucun écran séparé pour les extras.
- Autorisations : Gérer les accès et les entrées pour scanner, comme pour les billets.
- Ce que vous obtenez : à l’entrée, la liste des extras du billet, qui sont marqués comme Utilisé.
- Remboursements : seul le personnel de Nightify les effectue, extra par extra, selon la règle que vous avez définie.
Avant de commencer
- Organisez la remise : le scanner indique ce qui revient à chaque billet, mais la remise physique (boisson, casier, navette) est gérée par vous.
- Assurez-vous que la personne qui scanne utilise l’application Nightify Business avec l’événement et les titres corrects sélectionnés.
Procédure à l’entrée, étape par étape
- Scannez le billet comme d’habitude. Ce que vous voyez : avec le résultat Succès, le message Accès confirmé. puis, après une ligne vide, une ligne par extra au format quantité × nom · statut, par exemple 2 × Boisson de bienvenue · Utilisé.
- Remettez les extras indiqués comme Utilisé. Un extra déjà remboursé apparaît comme Remboursé : il ne doit pas être remis.
- Aucune autre action. Résultat : l’entrée est enregistrée et, dans la même opération, les extras non remboursés du billet passent à Utilisé ; le fan le voit dans sa réservation.
Statuts d’un extra
| Statut | Signification | Quand il change |
|---|---|---|
| Sélectionné | Acheté et pas encore utilisé. | Statut initial après l’achat. |
| Utilisé | Le billet auquel il est lié est entré. | Au scan valide du billet. |
| Remboursement en cours | Nightify a lancé le remboursement d’un extra non utilisé. | Jusqu’à la confirmation du prestataire de paiement ; un extra déjà utilisé et remboursé avec la règle Même si utilisé reste Utilisé jusqu’à ce qu’il devienne Remboursé. |
| Remboursé | Remboursement terminé. | À la confirmation du paiement de remboursement. |
| Transféré avec le billet | Visible dans la commande d’origine lorsque le billet est passé à une autre personne. | À la conclusion de la revente. |
Ce qui se passe ensuite
- Remboursements. Si un fan demande le remboursement d’un extra, le personnel de Nightify l’évalue comme un poste distinct du billet : rembourser le billet ne rembourse pas ses extras, et inversement. L’extra n’est pas remboursable si la règle est Non remboursable, si la Date limite de remboursement est dépassée (quelle que soit la règle) ou s’il a déjà été utilisé et que la règle est Uniquement si non utilisé. Avec Même si utilisé, il reste remboursable même après l’entrée, jusqu’à l’éventuelle date limite.
- Montant remboursé. Il correspond à votre part : les commissions Nightify sur l’extra restent exclues, comme pour les billets. L’extra ne devient Remboursé que lorsque le prestataire de paiement confirme l’opération.
- Revente. Lorsqu’un billet est vendu en revente, ses extras passent au nouveau titulaire avec le billet ; les montants payés pour les extras restent enregistrés sur la commande d’origine, où ils apparaissent comme Transféré avec le billet.
- Totaux. Les montants des extras entrent dans les totaux financiers de la commande et de l’événement calculés par Nightify ; la console ne contient pas de liste dédiée aux extras vendus.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Le billet est déjà affecté à cette opération de remboursement. | Un remboursement est en cours sur un extra du billet : l’entrée est refusée. | Contactez l’assistance Nightify pour connaître l’issue du remboursement. |
| Accès refusé : ce billet a été désactivé. | Parmi d’autres cas, il apparaît aussi lorsqu’un extra du billet ne provient pas d’un achat finalisé. | Vérifiez la réservation et, si nécessaire, contactez l’assistance Nightify. |
Cas particuliers
- Remboursement en cours et revente. Tant que le remboursement d’un extra est en cours, le billet ne peut pas passer à un nouveau titulaire par la revente.
- Nouveau titulaire à l’entrée. Le scanner affiche les extras reçus avec le billet, avec leur statut.
Règles et limites
- Document fiscal. Pour les extras, c’est vous qui l’émettez : Nightify le rappelle au fan avec L’organisateur émet le document fiscal des extras. et, dans le PDF des billets, ne fournit qu’un récapitulatif non fiscal.
- Reçu des commissions. Lorsque la commission sur les extras est à la charge du fan, elle est comprise dans le reçu des commissions que Nightify émet pour la commande.
- Les commissions sur les extras sont fixées par Nightify et ne sont pas modifiables par l’organisateur.
Articles associés
- Créer et gérer les extras d’un événement
- Extras achetés : où les voir, statuts, utilisation et remboursement
- Scanner les billets à l’entrée
- Le reçu des commissions d’une réservation
- Lire les encaissements, les commissions et les droits de prévente