Un changement de programme peut prendre trois chemins : la suspension de la publication (arrête immédiatement les ventes, sans effet sur les réservations), le report (nouvelle date et heure, billets qui restent valables) et l’annulation définitive (réservations annulées et remboursements). Les deux premiers, vous les exécutez depuis la console ; l’annulation, avec les remboursements correspondants, est exécutée uniquement par l’équipe Nightify à votre demande. Cet article explique quoi faire dans chaque cas et ce que reçoivent les acheteurs.
En bref
- Où : console → liste Événements en direct → menu Options de la ligne → Suspendre la publication ou Modifier ; pour l’annulation, la page Contacts du site ou [email protected].
- Autorisations : rôle Administrateur de l’organisation.
- Ce que vous obtenez : des ventes arrêtées en quelques secondes, une nouvelle date vérifiée et publiée, ou bien l’événement ANNULÉ avec les réservations annulées et les remboursements exécutés par Nightify.
- Ce qui n’existe pas : un envoi massif de messages aux participants depuis la console et un bouton d’annulation de l’événement pour l’organisateur.
Avant de commencer
- Choisissez entre report et annulation : le report garde les réservations valables, l’annulation les clôture et ouvre les remboursements.
- Si vous devez arrêter les ventes pendant que vous décidez, suspendez tout de suite la publication : elle agit sur la version en ligne sans passer par la vérification.
- Préparez : la nouvelle date et heure, le motif à communiquer, la liste des réservations (Rapport des réservations de l’événement, éventuellement exportée).
Procédure de report, étape par étape
- Arrêtez les ventes (facultatif). Dans Événements en direct, ouvrez Options et choisissez Suspendre la publication. Résultat : la page n’est plus accessible au public, les réservations restent intactes ; vous réactivez depuis le même menu quand la nouvelle date est en ligne.
- Ouvrez l’événement en modification. Options → Modifier : l’étape Page de l'événement se rouvre. Ce que vous voyez : le brouillon des modifications (snapshot) séparé de la version publiée.
- Mettez à jour la date. Dans le bloc Date de l’événement (Définissez les dates et heures de début et de fin de l’événement.), modifiez Date et heure de début de l'événement et Date et heure de fin de l'événement ; si le lieu change aussi, mettez à jour l’Emplacement. Appuyez sur Enregistrer et continuer. Confirmation : l’état d’enregistrement en haut passe à Enregistré.
- Contrôlez les billets. Dans l’étape Ajouter des billets, vérifiez les dates de vente des titres d’accès (Date et heure de début des ventes, Date et heure de fin des ventes) : si elles étaient liées à l’ancienne date, déplacez-les.
- Envoyez les modifications en vérification. Appuyez sur Publier les modifications dans la carte d’état du brouillon. Résultat : les fans continuent de voir la dernière version approuvée ; vous recevez l’e-mail Changement de statut de l'événement : … à l’issue. À l’approbation, la nouvelle date apparaît sur la page de l’événement, dans le Détail des acheteurs, sur les cartes et dans les pass du wallet ; les QR restent valables.
- Prévenez les acheteurs. La console n’envoie pas de communications de masse : écrivez à l’assistance depuis la page Contacts ou à [email protected] en demandant l’envoi de l’avis aux titulaires, en indiquant la nouvelle date, le motif et le délai avant lequel ceux qui ne peuvent pas venir doivent demander le remboursement ; utilisez en parallèle vos propres canaux (réseaux sociaux, newsletter). Répondez aux questions des fans depuis la page Messages.
- Gérez ceux qui renoncent. Les remboursements ne s’exécutent pas depuis la console : c’est l’équipe Nightify qui les effectue sur votre indication ; la réservation passe à Remboursé et dans l’historique de l’acheteur apparaît Remboursement effectué. Pour des accords individuels, vous pouvez aussi utiliser Annuler la réservation dans le détail de la commande.
Procédure d’annulation, étape par étape
- Suspendez tout de suite la publication (Options → Suspendre la publication) pour ne plus recevoir de nouvelles réservations.
- Écrivez à l’assistance Nightify depuis la page Contacts ou à [email protected], depuis l’adresse du compte administrateur, en indiquant : le nom et le lien de l’événement, le motif de l’annulation (il sera envoyé aux titulaires), s’il faut annuler aussi les réservations et les billets, et les instructions pour les remboursements.
- Nightify annule l’événement. L’équipe confirme l’annulation et, si vous le demandez, coche Annuler aussi les réservations et billets déjà émis liés à cet événement en saisissant la Motivation à envoyer aux titulaires de la réservation. Résultat : la page de l’événement affiche ANNULÉ ; les titulaires reçoivent l’e-mail Événement annulé : nom de l’événement avec le motif ; les réservations passent à Annulé et les QR sont désactivés (au scanner : Accès refusé : ce billet a été désactivé.).
- Remboursements. C’est l’équipe Nightify qui les exécute selon vos indications et les Conditions générales ; chaque réservation remboursée passe à Remboursé.
- Vérifiez. Dans le Rapport des réservations et dans la liste des réservations de l’organisation, contrôlez les statuts et les badges Remboursements (N).
Ce que voient les participants
| Cas | Ce qui change pour eux | Ce qu’ils peuvent faire |
|---|---|---|
| Report approuvé | Nouvelle date sur la page de l’événement, dans le Détail, sur les cartes et les pass ; QR inchangés ; aucun e-mail automatique de la plateforme. | Venir sans rien faire, ou demander le remboursement à l’assistance avant le délai communiqué. |
| Annulation avec réservations annulées | E-mail Événement annulé : nom de l’événement avec le motif ; statut Annulé ; QR désactivés. | Attendre le remboursement ; en cas de doute, écrire à l’assistance depuis la page Contacts. |
| Annulation sans annuler les réservations | Page ANNULÉ, réservations encore Confirmé. | Suivre les indications que vous ou l’assistance envoyez. |
Ce que prévoient les Conditions générales
- Pour une date modifiée, des places équivalentes sont proposées ; qui ne peut pas venir à la nouvelle date a droit au remboursement du prix du billet, frais de gestion inclus, s’il le signale avant le délai indiqué.
- Une modification substantielle du spectacle permet à l’acheteur de confirmer sa commande ou de demander le remboursement ; les changements d’horaire et de programme dus à des causes hors de votre contrôle n’ouvrent pas droit au remboursement.
- Les frais de service Nightify restent exclus du remboursement.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Impossible d'apporter des modifications car l'événement est en cours de vérification… | Une vérification est déjà en cours. | Attendez le résultat ou utilisez Annuler la vérification et revenir au brouillon et corrigez. |
| Événement déjà en cours de modification | Un autre membre est en train de modifier le même événement. | Attendez qu’il ferme l’éditeur (voir Modification exclusive : un seul éditeur à la fois). |
| Il est impossible d'envoyer l'événement en révision car aucune modification n'a été apportée. | Le brouillon est identique à la version approuvée. | Vérifiez que vous avez bien enregistré la nouvelle date. |
Cas particuliers
- Accords individuels : pour rembourser une seule personne, inutile d’annuler l’événement : utilisez Annuler la réservation dans le détail de la commande et demandez le remboursement à l’assistance.
Règles et limites
- L’annulation de l’événement et des réservations n’est pas réversible ; la suspension, si.
- Seule l’équipe Nightify annule des événements et exécute les remboursements ; la console permet d’annuler des réservations isolées.
- Toute modification de date ou de lieu passe par la vérification : la version publique ne change pas tant que le brouillon n’est pas approuvé.
Articles associés
- Suspendre ou réactiver la publication
- Modifier un événement déjà publié
- Annuler une réservation
- Consulter toutes les réservations de l’organisation
- Que se passe-t-il si un événement est reporté ou modifié