Cancelar o aplazar un evento

Un cambio de programa puede tomar tres caminos: la suspensión de la publicación (detiene las ventas de inmediato, sin efecto sobre las reservas), el aplazamiento (nueva fecha y hora, con entradas que siguen siendo válidas) y la cancelación definitiva (reservas canceladas y reembolsos). Los dos primeros los ejecutas desde la consola; la cancelación, con sus reembolsos, solo la ejecuta el equipo de Nightify a petición tuya. Este artículo explica qué hacer en cada caso y qué reciben los compradores.

En resumen

Dónde: consola → lista Eventos en vivo → menú Opciones de la fila → Suspend publication o Editar; para la cancelación, la página Contactos del sitio web o [email protected].
Permisos: rol Administrador de la organización.
Qué obtienes: ventas detenidas en pocos segundos, una nueva fecha verificada y publicada, o el evento marcado como CANCELADO con las reservas canceladas y los reembolsos ejecutados por Nightify.
Qué no existe: un envío masivo de mensajes a los asistentes desde la consola y un botón de cancelación del evento para el organizador.

Antes de empezar

Decide entre aplazamiento y cancelación: el aplazamiento mantiene válidas las reservas, la cancelación las cierra y abre los reembolsos.
Si necesitas detener las ventas mientras decides, suspende la publicación enseguida: actúa sobre la versión en línea sin pasar por la verificación.
Ten preparados: la nueva fecha y hora, el motivo que vas a comunicar y la lista de las reservas (el Informe de reservas del evento, exportado si hace falta).

Procedimiento para el aplazamiento, paso a paso

Detén las ventas (opcional). En Eventos en vivo abre Opciones y elige Suspend publication. Resultado: el público ya no puede acceder a la página y las reservas quedan intactas; la reactivas desde el mismo menú cuando la nueva fecha esté en línea.
Abre el evento en edición. Opciones → Editar: se vuelve a abrir el paso Página del evento. Qué ves: el borrador de los cambios (snapshot) separado de la versión publicada.
Actualiza la fecha. En el bloque Fecha del evento (Establece cuándo empieza y termina el evento.) cambia Fecha y hora de inicio del evento y Fecha y hora de fin del evento; si también cambia el lugar, actualiza la Ubicación. Pulsa Save and continue. Confirmación: el estado de guardado de la parte superior pasa a Saved.
Revisa las entradas. En el paso Añadir entradas comprueba las fechas de venta de los tipos de acceso (Fecha y hora de inicio de las ventas, Fecha y hora de fin de las ventas): si estaban ligadas a la fecha antigua, muévelas.
Envía los cambios a verificación. Pulsa Publicar cambios en la tarjeta de estado del borrador. Resultado: los fans siguen viendo la última versión aprobada; recibes el correo Event status change: … con el resultado. Con la aprobación, la nueva fecha aparece en la página del evento, en el Detalle de los compradores, en las tarjetas y en los pases del wallet; los códigos QR siguen siendo válidos.
Avisa a los compradores. La consola no envía comunicaciones masivas: escribe a soporte desde la página Contactos o a [email protected] pidiendo el envío del aviso a los titulares, e indica la nueva fecha, el motivo y el plazo dentro del cual quien no pueda asistir tiene que pedir el reembolso; usa en paralelo tus propios canales (redes sociales, newsletter). Responde a las preguntas de los fans desde la página Mensajes.
Gestiona a quien renuncia. Los reembolsos no se ejecutan desde la consola: los realiza el equipo de Nightify según tus indicaciones; la reserva pasa a Reintegrado y en el historial del comprador aparece Reembolso completado. Para acuerdos individuales también puedes usar Cancel reservation en el detalle del pedido.

Procedimiento para la cancelación, paso a paso

Suspende enseguida la publicación (Opciones → Suspend publication) para no recibir nuevas reservas.
Escribe al soporte de Nightify desde la página Contactos o a [email protected], desde la dirección de la cuenta administradora, e indica: el nombre y el enlace del evento, el motivo de la cancelación (se enviará a los titulares), si hay que cancelar también las reservas y las entradas, y las instrucciones para los reembolsos.
Nightify cancela el evento. El equipo confirma la cancelación y, si lo pides, selecciona Cancelar también las reservas y entradas ya emitidas vinculadas a este evento e introduce el Motivo que se enviará a los titulares de la reserva. Resultado: la página del evento muestra CANCELADO; los titulares reciben el correo Evento cancelado: nombre del evento con el motivo; las reservas pasan a Cancelado y los códigos QR se desactivan (en el escáner: Acceso denegado: esta entrada ha sido desactivada.).
Reembolsos. Los ejecuta el equipo de Nightify según tus indicaciones y las Condiciones generales; cada reserva reembolsada pasa a Reintegrado.
Comprueba. En el Informe de reservas y en la lista de reservas de la organización revisa los estados y las insignias Reembolsos (N).

Qué ven los asistentes

Caso	Qué cambia para ellos	Qué pueden hacer
Aplazamiento aprobado	Nueva fecha en la página del evento, en el Detalle, en las tarjetas y en los pases; códigos QR sin cambios; ningún correo automático de la plataforma.	Asistir sin hacer nada, o pedir el reembolso a soporte dentro del plazo comunicado.
Cancelación con reservas canceladas	Correo Evento cancelado: nombre del evento con el motivo; estado Cancelado; códigos QR desactivados.	Esperar el reembolso; en caso de duda, escribir a soporte desde la página Contactos.
Cancelación sin cancelar las reservas	Página marcada como CANCELADO, reservas todavía en Confirmado.	Seguir las indicaciones que envíes tú o el soporte.

Qué prevén las Condiciones generales

Para una fecha modificada se ofrecen plazas equivalentes; quien no pueda asistir en la nueva fecha tiene derecho al reembolso del precio de la entrada, incluidos los gastos de gestión, si lo comunica dentro del plazo indicado.
Una modificación sustancial del espectáculo permite al comprador confirmar el pedido o pedir el reembolso; las variaciones de horario y de programa por causas fuera de tu control no dan derecho al reembolso.
Las comisiones de servicio de Nightify quedan excluidas del reembolso.

Mensajes y errores

Mensaje	Por qué aparece	Qué hacer
No es posible realizar modificaciones porque el evento está en revisión…	Ya hay una verificación en curso.	Espera el resultado o usa Cancelar la verificación y volver al borrador y corrige.
Evento ya en edición	Otro miembro está editando el mismo evento.	Espera a que cierre el editor (consulta Edición exclusiva: un solo editor a la vez).
No es posible enviar el evento a revisión porque no se han realizado cambios.	El borrador es idéntico a la versión aprobada.	Comprueba que hayas guardado la nueva fecha.

Casos particulares

Acuerdos individuales: para reembolsar a una sola persona no hace falta cancelar el evento: usa Cancel reservation en el detalle del pedido y pide el reembolso a soporte.

Reglas y límites

La cancelación del evento y de las reservas no es reversible; la suspensión sí.
Solo el equipo de Nightify cancela eventos y ejecuta reembolsos; la consola permite cancelar reservas individuales.
Cada cambio de fecha o de lugar pasa por la verificación: la versión pública no cambia hasta que el borrador se aprueba.