Un cambio di programma può prendere tre strade: la sospensione della pubblicazione (blocca subito le vendite, nessun effetto sulle prenotazioni), il rinvio (nuova data e ora, biglietti che restano validi) e l’annullamento definitivo (prenotazioni annullate e rimborsi). Le prime due le esegui dalla console; l’annullamento, con i relativi rimborsi, lo esegue soltanto lo staff Nightify su tua richiesta. Questo articolo spiega cosa fare in ogni caso e cosa ricevono gli acquirenti.
In breve
- Dove: console → elenco Eventi live → menu Opzioni della riga → Sospendi pubblicazione oppure Modifica; per l’annullamento la pagina Contatti del sito o [email protected].
- Permessi: ruolo Amministratore dell’organizzazione.
- Cosa ottieni: vendite ferme in pochi secondi, una nuova data verificata e pubblicata, oppure l’evento ANNULLATO con prenotazioni annullate e rimborsi eseguiti da Nightify.
- Cosa non esiste: un invio massivo di messaggi ai partecipanti dalla console e un pulsante di annullamento evento per l’organizzatore.
Prima di iniziare
- Decidi tra rinvio e annullamento: il rinvio mantiene valide le prenotazioni, l’annullamento le chiude e apre i rimborsi.
- Se devi fermare le vendite mentre decidi, sospendi subito la pubblicazione: agisce sulla versione online senza passare dalla verifica.
- Tieni pronti: nuova data e ora, motivazione da comunicare, l’elenco delle prenotazioni (Rapporto Prenotazioni dell’evento, eventualmente esportato).
Procedura per il rinvio, passo per passo
- Ferma le vendite (facoltativo). In Eventi live apri Opzioni e scegli Sospendi pubblicazione. Risultato: la pagina non è più raggiungibile dal pubblico, le prenotazioni restano intatte; riattivi dallo stesso menu quando la nuova data è online.
- Apri l’evento in modifica. Opzioni → Modifica: si riapre lo step Pagina evento. Cosa vedi: la bozza delle modifiche (snapshot) separata dalla versione pubblicata.
- Aggiorna la data. Nel blocco Data evento (Imposta quando l’evento inizia e termina.) modifica Data e ora inizio evento e Data e ora fine evento; se cambia anche il luogo aggiorna la Location. Premi Salva e continua. Conferma: lo stato di salvataggio in alto passa a Salvato.
- Controlla i biglietti. Nello step Aggiungi i biglietti verifica le date di vendita dei titoli (Data e ora inizio vendite, Data e ora fine vendite): se erano legate alla vecchia data, spostale.
- Invia le modifiche in verifica. Premi Pubblica modifiche nella card di stato della bozza. Risultato: i fan continuano a vedere l’ultima versione approvata; ricevi l’e-mail Cambio stato evento: … all’esito. All’approvazione la nuova data compare nella pagina evento, nel Dettaglio prenotazione degli acquirenti, nelle card e nei pass del wallet; i QR restano validi.
- Avvisa gli acquirenti. La console non invia comunicazioni massive: scrivi all’assistenza dalla pagina Contatti o a [email protected] chiedendo l’invio dell’avviso agli intestatari, indicando nuova data, motivazione e la scadenza entro cui chi non può partecipare deve chiedere il rimborso; usa in parallelo i tuoi canali (social, newsletter). Rispondi alle domande dei fan dalla pagina Messaggi.
- Gestisci chi rinuncia. I rimborsi non si eseguono dalla console: li effettua lo staff Nightify su tua indicazione; la prenotazione passa a Rimborsato e nello storico dell’acquirente compare Rimborso effettuato. Per accordi individuali puoi anche usare Annulla prenotazione nel dettaglio dell’ordine.
Procedura per l’annullamento, passo per passo
- Sospendi subito la pubblicazione (Opzioni → Sospendi pubblicazione) per non ricevere nuove prenotazioni.
- Scrivi all’assistenza Nightify dalla pagina Contatti o a [email protected], dall’indirizzo dell’account amministratore, indicando: nome e link dell’evento, motivazione dell’annullamento (verrà inviata agli intestatari), se annullare anche prenotazioni e biglietti e le istruzioni per i rimborsi.
- Nightify annulla l’evento. Lo staff conferma l’annullamento e, se richiesto, sceglie Annulla anche le prenotazioni e i biglietti già effettuati collegati all’evento inserendo la Motivazione da inviare agli intestatari della prenotazione. Risultato: la pagina evento mostra ANNULLATO; gli intestatari ricevono l’e-mail Evento annullato: nome dell’evento con la motivazione; le prenotazioni passano a Annullato e i QR vengono disattivati (allo scanner: Accesso negato: questo biglietto è stato disattivato.).
- Rimborsi. Li esegue lo staff Nightify secondo le tue indicazioni e le Condizioni generali; ogni prenotazione rimborsata passa a Rimborsato.
- Verifica. Nel Rapporto Prenotazioni e nell’elenco prenotazioni dell’organizzazione controlla gli stati e i badge Rimborsi (N).
Cosa vedono i partecipanti
| Caso | Cosa cambia per loro | Cosa possono fare |
|---|---|---|
| Rinvio approvato | Nuova data in pagina evento, Dettaglio prenotazione, card e pass; QR invariati; nessuna e-mail automatica dalla piattaforma. | Partecipare senza fare nulla, oppure chiedere il rimborso all’assistenza entro la scadenza comunicata. |
| Annullamento con prenotazioni annullate | E-mail Evento annullato: nome dell’evento con la motivazione; stato Annullato; QR disattivati. | Attendere il rimborso; in caso di dubbi scrivere all’assistenza dalla pagina Contatti. |
| Annullamento senza annullare le prenotazioni | Pagina ANNULLATO, prenotazioni ancora Confermata. | Seguire le indicazioni che invii tu o l’assistenza. |
Cosa prevedono le Condizioni generali
- Per una data modificata vengono offerti posti equivalenti; chi non può partecipare alla nuova data ha diritto al rimborso del prezzo del biglietto, inclusi i costi di gestione, se lo comunica entro la scadenza indicata.
- Una modifica sostanziale dello spettacolo consente all’acquirente di confermare l’ordine o chiedere il rimborso; le variazioni di orario e di programma per cause fuori dal tuo controllo non danno diritto al rimborso.
- Le commissioni di servizio Nightify restano escluse dal rimborso.
Messaggi ed errori
| Messaggio | Perché compare | Cosa fare |
|---|---|---|
| Non è possibile effettuare modifiche perché l’evento è in revisione… | Una verifica è già in corso. | Attendi l’esito oppure usa Annulla la verifica e torna alla bozza e correggi. |
| Evento già in modifica | Un altro membro sta modificando lo stesso evento. | Attendi che chiuda l’editor (vedi Modifica esclusiva: un solo editor alla volta). |
| Non è possibile inviare l’evento in revisione perché non sono state apportate modifiche. | La bozza è identica alla versione approvata. | Controlla di aver salvato la nuova data. |
Casi particolari
- Accordi individuali: per rimborsare una sola persona non serve annullare l’evento: usa Annulla prenotazione nel dettaglio dell’ordine e chiedi il rimborso all’assistenza.
Regole e limiti
- L’annullamento dell’evento e delle prenotazioni non è reversibile; la sospensione sì.
- Solo lo staff Nightify annulla eventi ed esegue rimborsi; la console permette di annullare singole prenotazioni.
- Ogni modifica di data o luogo passa dalla verifica: la versione pubblica non cambia finché la bozza non è approvata.
Articoli collegati
- Sospendere o riattivare la pubblicazione
- Modificare un evento già pubblicato
- Annullare una prenotazione
- Consultare tutte le prenotazioni dell’organizzazione
- Cosa succede se un evento viene rinviato o modificato