Oltre agli export per singolo evento, puoi scaricare l’elenco delle prenotazioni di tutta l’organizzazione e la base clienti. Sono i file per la contabilità di periodo e per le campagne verso chi ha dato il consenso. Entrambi seguono i filtri impostati nella pagina da cui li scarichi.
In breve
- Dove: Gestione prenotazioni → menu Esporta → Esporta CSV o Esporta PDF; Clienti → menu Esporta → Esporta CSV (per i clienti non esiste un export PDF).
- Permessi: Esportare dati evento per entrambe le pagine; è incluso nel ruolo Amministratore e assente in Promoter, Solo ingressi e Visualizzazione limitata.
- Nomi dei file: reservations-AAAAMMGG-HHMMSS.csv o .pdf per le prenotazioni; customers- seguito dal nickname dell’organizzazione, da -AAAAMMGG-HHMMSS e da .csv per i clienti (i caratteri del nickname diversi da lettere, numeri, trattino e trattino basso diventano trattini). Data e ora sono quelle della richiesta.
- Consegna: si apre la finestra Preparazione esportazione; il file si scarica con Scarica file e resta disponibile per 24 ore dalla richiesta.
Procedura per le prenotazioni, passo per passo
- Apri Gestione prenotazioni dalla console dell’organizzazione. Cosa vedi: la tabella con Numero, Utente, Data, Evento, Piattaforma, Metodo, Commissioni, Diritti di prevendita, Totale, Stato, Pagamento.
- Filtra. Ricerca Filtra per nome, cognome o email e, in Altri filtri, Filtra per numero prenotazione, Filtra per evento (con suggerimenti mentre digiti), Filtra per data, Filtra per totale. Premi Cerca.
- Esporta. Apri Esporta e scegli Esporta CSV o Esporta PDF. Cosa vedi: la finestra Preparazione esportazione con l’avanzamento. Risultato: quando compare Il file è pronto. premi Scarica file e ottieni il file reservations-AAAAMMGG-HHMMSS con gli stessi filtri della tabella.
Procedura per i clienti, passo per passo
- Apri Clienti dalla console dell’organizzazione.
- Filtra. Per esempio Consenso marketing = Si, Prenotazioni dal e Prenotazioni al per il periodo, Frequenza = Solo clienti ricorrenti; scegli Ordinamento e Direzione. Premi Cerca.
- Esporta. Apri Esporta e scegli Esporta CSV. Cosa vedi: la finestra Preparazione esportazione. Risultato: con Scarica file ottieni il file customers-nickname-AAAAMMGG-HHMMSS.csv con tutti i clienti che rispettano i filtri, non solo la pagina visualizzata.
Campi e opzioni
| File | Colonne, nell’ordine | Note |
|---|---|---|
| reservations-AAAAMMGG-HHMMSS.csv / .pdf | N Prenotazione, Nome, Cognome, E-Mail, Consenso marketing, Data Prenotazione, Evento, Piattaforma, Metodo di pagamento, Totale, Stato, Pagamento. | Colonne diverse dalla tabella: non ci sono Commissioni e Diritti di prevendita, mentre compaiono e-mail e consenso. L’e-mail dei clienti senza consenso è Nascosta. |
| customers-nickname-AAAAMMGG-HHMMSS.csv | Nome, Email, Telefono, Spesa media, Spesa totale, Transazioni, Prenotazioni totali, Consenso marketing, Ultima prenotazione. | Stesse colonne della tabella. Gli importi usano il punto decimale senza separatore delle migliaia (per esempio 1250.00), pronti per un foglio di calcolo in inglese. E-mail e telefono senza consenso sono Nascosta. |
Cosa succede dopo
- Gli export non modificano nulla nella console; puoi ripeterli quando vuoi. Ogni file riflette i dati al momento della generazione e resta scaricabile per 24 ore.
- Chiudere la finestra Preparazione esportazione mentre il file è in coda o in generazione annulla l’esportazione; lasciare la pagina no.
- Se importi i clienti in uno strumento di newsletter, includi solo le righe con Consenso marketing = Si, offri sempre la disiscrizione e non ricontattare chi ha revocato il consenso.
Messaggi ed errori
| Situazione | Perché | Cosa fare |
|---|---|---|
| La finestra Preparazione esportazione mostra un errore invece dell’avanzamento | Il menu Esporta è sempre visibile, ma il tuo ruolo non ha Esportare dati evento: il controllo avviene all’avvio dell’esportazione. | Chiedi a un Amministratore dell’organizzazione. |
| Esportazione annullata. | Hai chiuso la finestra prima che il file fosse pronto. | Avvia di nuovo l’esportazione e attendi Il file è pronto. |
| Il file contiene solo l’intestazione | Nessuna riga corrisponde ai filtri. | Azzera i filtri e riprova. |
| Importi con il punto nel file clienti | È il formato scelto per l’export. | Imposta il foglio di calcolo per riconoscere il punto come separatore decimale. |
Casi particolari
- Commissioni e diritti di prevendita per periodo. Non sono nel file di Gestione prenotazioni: leggili nella tabella della pagina oppure, per singolo evento, nella tabella Riepilogo della dashboard.
- Dati dei singoli partecipanti. Nessun export dell’organizzazione o dell’evento riporta i partecipanti dei titoli nominativi: le righe sono per ordine con l’intestatario.
- Promoter. Non può usare questi export; anche se il permesso gli fosse assegnato, il file conterrebbe solo il proprio canale.
Regole e limiti
- I contatti senza consenso marketing restano Nascosta nei file; le versioni Privacy esistono solo per il Rapporto prenotazioni dell’evento.
- Conserva i file in un luogo sicuro e cancellali quando non servono più.
Articoli collegati
- Esportazioni: preparazione del file e download
- Esportare le prenotazioni di un evento (CSV e PDF)
- L’elenco clienti dell’organizzazione