Gli export del Rapporto prenotazioni, di Gestione prenotazioni e di Clienti non partono come download immediato: Nightify prepara il file in background e ti mostra l’avanzamento nella finestra Preparazione esportazione. Quando il file è pronto lo scarichi con Scarica file. Così anche gli elenchi lunghi vengono generati senza bloccare la pagina.
In breve
- Dove: menu Esporta nella barra dei filtri del Rapporto prenotazioni dell’evento (Esporta CSV, Esporta PDF, Esporta CSV Privacy, Esporta PDF Privacy), di Gestione prenotazioni (Esporta CSV, Esporta PDF) e di Clienti (Esporta CSV).
- Permessi: Esportare dati evento per le versioni complete e per clienti; Visualizzare dettagli prenotazioni organizzazione per le versioni Privacy. Il dettaglio è nella tabella più sotto.
- Cosa ottieni: un file CSV o PDF con i filtri della pagina, scaricabile dalla finestra e conservato per 24 ore.
- Formato CSV: UTF-8 con BOM, separatore virgola.
Prima di iniziare
- Imposta i filtri e premi Cerca: il file segue i filtri della pagina e il totale mostrato nella finestra è il numero di risultati della pagina.
- Il menu Esporta è visibile a chi apre la pagina, ma il permesso viene controllato quando avvii l’esportazione.
- Non chiudere la finestra finché non compare Il file è pronto.: chiuderla prima annulla l’esportazione.
Procedura passo per passo
- Apri la pagina e filtra. Per esempio Rapporto prenotazioni con Filtra per Stato = Confermata, poi Cerca.
- Scegli la voce in Esporta. Cosa vedi: la finestra Preparazione esportazione con Esportazione in coda… e la barra a 0 / N (0%), dove N è il numero di risultati della pagina.
- Segui l’avanzamento. Cosa vedi: Generazione del file… con le righe elaborate sul totale e la percentuale, poi Salvataggio del file…. Finché il file non è pronto la percentuale si ferma al massimo al 99%.
- Scarica. Cosa vedi: Il file è pronto., la barra al 100% e il pulsante Scarica file. Premilo. Risultato: il browser scarica il file; finché la finestra è aperta puoi premerlo di nuovo e ottieni lo stesso file.
- Chiudi la finestra con Chiudi. Risultato: a file pronto la chiusura non annulla nulla, ma il pulsante Scarica file non è più raggiungibile.
Campi e opzioni
| Campo | Cosa significa | Regole |
|---|---|---|
| Esportazione in coda… | La richiesta è registrata e attende di essere elaborata. | Le esportazioni vengono elaborate in ordine di richiesta. |
| Generazione del file… | Nightify sta scrivendo le righe. | Il contatore sale a blocchi di 100 righe; se il totale non è noto la barra resta animata con i puntini. |
| Salvataggio del file… | Il file generato viene archiviato per il download. | Fase breve prima di Il file è pronto. |
| Scarica file | Download del file pronto. | Funziona solo per l’account che ha richiesto l’esportazione. Il file resta disponibile per circa 24 ore dalla richiesta, poi viene cancellato automaticamente. |
| Chiudi | Chiude la finestra. | Mentre il file è in coda o in generazione, chiudere la finestra in qualunque modo annulla l’esportazione, senza chiedere conferma. |
Permessi e nomi dei file
| Voce | Permessi richiesti | Nome del file |
|---|---|---|
| Rapporto prenotazioni → Esporta CSV / Esporta PDF | Esportare dati evento e Visualizzare prenotazioni evento. | reservations, nome dell’evento, data dell’evento (aaaa-mm-gg) e luogo, uniti da trattini, con estensione .csv o .pdf. |
| Rapporto prenotazioni → Esporta CSV Privacy / Esporta PDF Privacy | Visualizzare dettagli prenotazioni organizzazione e Visualizzare prenotazioni evento. | Come la versione completa. |
| Gestione prenotazioni → Esporta CSV / Esporta PDF | Esportare dati evento. | reservations-AAAAMMGG-HHMMSS.csv o .pdf, con data e ora della richiesta. |
| Clienti → Esporta CSV | Esportare dati evento. | customers-, nickname dell’organizzazione, data e ora della richiesta (AAAAMMGG-HHMMSS) e .csv. |
Cosa succede dopo
- Il file fotografa i dati al momento della generazione: per avere i dati aggiornati avvia una nuova esportazione.
- Il file resta disponibile per 24 ore dalla richiesta, poi viene eliminato. Non esiste un elenco delle esportazioni passate: se hai chiuso la finestra, esporta di nuovo.
- Se lasci la pagina mentre il file è in preparazione, l’elaborazione continua. Tornando alla stessa pagina, con gli stessi filtri nell’indirizzo e nello stesso browser, la finestra si riapre e riprende l’avanzamento; se nel frattempo il file è pronto trovi subito Scarica file.
Messaggi ed errori
| Messaggio | Perché compare | Cosa fare |
|---|---|---|
| Esportazione annullata. | La stessa esportazione è stata annullata da un’altra scheda prima che il file fosse pronto. Nella scheda in cui chiudi la finestra, questa si chiude senza mostrare il messaggio. | Avvia di nuovo l’esportazione e lascia la finestra aperta. |
| Non è stato possibile generare il file. | La generazione non è riuscita, oppure la connessione con Nightify si è interrotta. Se l’elaborazione resta bloccata a lungo, Nightify la riprova da sola, fino a tre tentativi in tutto; se si blocca anche l’ultimo, compare questo messaggio. | Riprova; se si ripete, contatta l’assistenza indicando pagina, filtri e ora. |
| Lo stesso messaggio subito dopo il clic su Esporta | L’esportazione non è partita, per esempio perché il tuo ruolo non ha il permesso della voce scelta: in questo caso non esiste un messaggio diverso. | Controlla i permessi nella tabella sopra o chiedi a un amministratore dell’organizzazione. |
| Il file contiene solo l’intestazione | Nessuna riga corrisponde ai filtri. | Premi Indietro per azzerare i filtri ed esporta di nuovo. |
| Caratteri accentati sbagliati | Il programma che apre il CSV non ha riconosciuto l’UTF-8. | Importa il file scegliendo UTF-8 e la virgola come separatore. |
Casi particolari
- Una sola esportazione alla volta per pagina: finché è in corso la finestra copre la pagina e chiuderla annulla l’esportazione. Per un file diverso attendi che sia pronto, scaricalo e poi avvia la nuova esportazione.
- Stessa esportazione da due schede: se la richiesta è identica e la prima è ancora in preparazione, Nightify continua la stessa, senza crearne una seconda.
- Esportazioni da pagine diverse: il browser ricorda solo l’ultima avviata; un’esportazione precedente non si riapre più tornando alla sua pagina.
- Altri membri del team: non vedono e non scaricano il tuo file; ognuno esporta con il proprio account. Da un altro browser o dispositivo la finestra della tua esportazione non si riapre.
- Promoter: può usare solo le versioni Privacy del Rapporto prenotazioni e il file contiene solo gli ordini del suo canale.
- Valori che iniziano con + = - o @: nel CSV sono preceduti da un apostrofo, per esempio
'+39…nei numeri di telefono, per evitare che il foglio di calcolo li interpreti come formule. - PDF: A4 orizzontale, con il nome dell’evento oppure Gestione prenotazioni come titolo e il numero di risultati come sottotitolo; i testi troppo lunghi per la colonna vengono accorciati con i puntini.
- Lingua: le intestazioni delle colonne sono nella lingua del sito al momento della richiesta.
Regole e limiti
- Il file resta scaricabile per 24 ore dalla richiesta.
- Solo chi ha richiesto l’esportazione può seguirne lo stato e scaricarla.
- Una sola esportazione attiva alla volta per pagina.
- Chiudere la finestra prima di Il file è pronto. annulla l’esportazione, senza conferma.
- Gli export sono disponibili solo sul sito, non nell’app Nightify Business.
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