Les exports du Rapport des réservations, de Gestion des réservations et de Clients ne démarrent pas comme un téléchargement immédiat : Nightify prépare le fichier en arrière-plan et vous montre l’avancement dans la fenêtre Préparation de l’export. Lorsque le fichier est prêt, vous le téléchargez avec Télécharger le fichier. Ainsi, même les longues listes sont générées sans bloquer la page.
En bref
- Où : menu Exporter dans la barre des filtres du Rapport des réservations de l’événement (Exporter au format CSV, Exporter PDF, Exporter un fichier CSV de confidentialité, Exporter un PDF de confidentialité), de Gestion des réservations (Exporter au format CSV, Exporter PDF) et de Clients (Exporter au format CSV).
- Autorisations : Exporter les données de l’événement pour les versions complètes et pour les clients ; Voir le détail des réservations de l’organisation pour les versions de confidentialité. Le détail figure dans le tableau plus bas.
- Ce que vous obtenez : un fichier CSV ou PDF avec les filtres de la page, téléchargeable depuis la fenêtre et conservé pendant 24 heures.
- Format CSV : UTF-8 avec BOM, séparateur virgule.
Avant de commencer
- Définissez les filtres et appuyez sur Recherche : le fichier suit les filtres de la page et le total affiché dans la fenêtre est le nombre de résultats de la page.
- Le menu Exporter est visible pour toute personne qui ouvre la page, mais l’autorisation est vérifiée au lancement de l’export.
- Ne fermez pas la fenêtre tant que Votre fichier est prêt. n’apparaît pas : la fermer avant annule l’export.
Procédure étape par étape
- Ouvrez la page et filtrez. Par exemple Rapport des réservations avec Filtrer par statut = Confirmé, puis Recherche.
- Choisissez l’entrée dans Exporter. Ce que vous voyez : la fenêtre Préparation de l’export avec Export en attente… et la barre à 0 / N (0%), où N est le nombre de résultats de la page.
- Suivez l’avancement. Ce que vous voyez : Génération du fichier… avec les lignes traitées sur le total et le pourcentage, puis Enregistrement du fichier…. Tant que le fichier n’est pas prêt, le pourcentage s’arrête au maximum à 99 %.
- Téléchargez. Ce que vous voyez : Votre fichier est prêt., la barre à 100 % et le bouton Télécharger le fichier. Appuyez dessus. Résultat : le navigateur télécharge le fichier ; tant que la fenêtre est ouverte, vous pouvez appuyer à nouveau et obtenir le même fichier.
- Fermez la fenêtre avec Fermer. Résultat : une fois le fichier prêt, la fermeture n’annule rien, mais le bouton Télécharger le fichier n’est plus accessible.
Champs et options
| Champ | Signification | Règles |
|---|---|---|
| Export en attente… | La demande est enregistrée et attend d’être traitée. | Les exports sont traités dans l’ordre des demandes. |
| Génération du fichier… | Nightify écrit les lignes. | Le compteur augmente par blocs de 100 lignes ; si le total n’est pas connu, la barre reste animée avec des points de suspension. |
| Enregistrement du fichier… | Le fichier généré est archivé pour le téléchargement. | Phase brève avant Votre fichier est prêt. |
| Télécharger le fichier | Téléchargement du fichier prêt. | Ne fonctionne que pour le compte qui a demandé l’export. Le fichier reste disponible environ 24 heures après la demande, puis il est supprimé automatiquement. |
| Fermer | Ferme la fenêtre. | Tant que le fichier est en attente ou en cours de génération, fermer la fenêtre de quelque manière que ce soit annule l’export, sans demander de confirmation. |
Autorisations et noms des fichiers
| Entrée | Autorisations requises | Nom du fichier |
|---|---|---|
| Rapport des réservations → Exporter au format CSV / Exporter PDF | Exporter les données de l’événement et Voir les réservations de l’événement. | reservations, nom de l’événement, date de l’événement (aaaa-mm-jj) et lieu, reliés par des tirets, avec l’extension .csv ou .pdf. |
| Rapport des réservations → Exporter un fichier CSV de confidentialité / Exporter un PDF de confidentialité | Voir le détail des réservations de l’organisation et Voir les réservations de l’événement. | Comme la version complète. |
| Gestion des réservations → Exporter au format CSV / Exporter PDF | Exporter les données de l’événement. | reservations-AAAAMMJJ-HHMMSS.csv ou .pdf, avec la date et l’heure de la demande. |
| Clients → Exporter au format CSV | Exporter les données de l’événement. | customers-, nickname de l’organisation, date et heure de la demande (AAAAMMJJ-HHMMSS) et .csv. |
Ce qui se passe ensuite
- Le fichier photographie les données au moment de la génération : pour avoir des données à jour, lancez un nouvel export.
- Le fichier reste disponible pendant 24 heures après la demande, puis il est supprimé. Il n’existe pas de liste des exports passés : si vous avez fermé la fenêtre, exportez à nouveau.
- Si vous quittez la page pendant la préparation du fichier, le traitement continue. En revenant sur la même page, avec les mêmes filtres dans l’adresse et dans le même navigateur, la fenêtre se rouvre et l’avancement reprend ; si le fichier est prêt entre-temps, vous trouvez directement Télécharger le fichier.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Export annulé. | Le même export a été annulé depuis un autre onglet avant que le fichier soit prêt. Dans l’onglet où vous fermez la fenêtre, celle-ci se ferme sans afficher le message. | Relancez l’export et laissez la fenêtre ouverte. |
| Le fichier n’a pas pu être généré. | La génération a échoué, ou la connexion avec Nightify a été interrompue. Si le traitement reste bloqué longtemps, Nightify le relance tout seul, jusqu’à trois tentatives au total ; si la dernière se bloque aussi, ce message s’affiche. | Réessayez ; si cela se reproduit, contactez l’assistance en indiquant la page, les filtres et l’heure. |
| Le même message juste après le clic sur Exporter | L’export n’a pas démarré, par exemple parce que votre rôle n’a pas l’autorisation de l’entrée choisie : dans ce cas, il n’existe pas de message différent. | Vérifiez les autorisations dans le tableau ci-dessus ou demandez à un administrateur de l’organisation. |
| Le fichier ne contient que l’en-tête | Aucune ligne ne correspond aux filtres. | Appuyez sur Dos pour réinitialiser les filtres et exportez à nouveau. |
| Caractères accentués erronés | Le programme qui ouvre le CSV n’a pas reconnu l’UTF-8. | Importez le fichier en choisissant UTF-8 et la virgule comme séparateur. |
Cas particuliers
- Un seul export à la fois par page : tant qu’il est en cours, la fenêtre recouvre la page et la fermer annule l’export. Pour un fichier différent, attendez qu’il soit prêt, téléchargez-le, puis lancez le nouvel export.
- Même export depuis deux onglets : si la demande est identique et que la première est encore en préparation, Nightify poursuit la même, sans en créer une seconde.
- Exports depuis des pages différentes : le navigateur ne mémorise que le dernier lancé ; un export précédent ne se rouvre plus en revenant sur sa page.
- Autres membres de l’équipe : ils ne voient pas et ne téléchargent pas votre fichier ; chacun exporte avec son propre compte. Depuis un autre navigateur ou appareil, la fenêtre de votre export ne se rouvre pas.
- Promoteur : il ne peut utiliser que les versions de confidentialité du Rapport des réservations et le fichier ne contient que les commandes de son canal.
- Valeurs commençant par + = - ou @ : dans le CSV, elles sont précédées d’une apostrophe, par exemple
'+39…dans les numéros de téléphone, pour éviter que le tableur les interprète comme des formules. - PDF : A4 paysage, avec le nom de l’événement ou Gestion des réservations comme titre et le nombre de résultats comme sous-titre ; les textes trop longs pour la colonne sont raccourcis avec des points de suspension.
- Langue : les en-têtes des colonnes sont dans la langue du site au moment de la demande.
Règles et limites
- Le fichier reste téléchargeable pendant 24 heures après la demande.
- Seule la personne qui a demandé l’export peut en suivre l’état et le télécharger.
- Un seul export actif à la fois par page.
- Fermer la fenêtre avant Votre fichier est prêt. annule l’export, sans confirmation.
- Les exports ne sont disponibles que sur le site, pas dans l’application Nightify Business.
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