La réservation manuelle sert à enregistrer directement dans le système des invités, des accréditations, des ventes en caisse ou des réservations téléphoniques, pour qu’elles apparaissent dans les rapports comme toutes les autres commandes et, quand le mode de paiement le permet, qu’elles disposent d’un QR. Elle se crée depuis le site ; l’application Nightify Business ne permet pas de créer des commandes.
En bref
- Où : Tableau de bord des événements → onglet Rapport des réservations → bouton Ajouter une réservation en haut à droite. La page Ajouter une réservation pour l'événement #… s’ouvre.
- Autorisations : Gérer les réservations de l’événement. Le bouton est visible par tous, mais sans l’autorisation la page répond par Votre compte n'a pas accès à cette ressource.
- Ce que vous obtenez : une commande enregistrée avec la plate-forme Business, visible dans le Rapport des réservations et dans Gestion des réservations, ainsi que le message final Réservation créée avec succès. sur le Détail.
Avant de commencer
- L’événement doit avoir au moins un titre d’accès achetable. Sur la page, vous voyez aussi les titres non visibles par le public : pour les invités et les accréditations, il vaut mieux créer dans la billetterie un titre caché à prix zéro.
- Gardez sous la main le prénom, le nom, l’e-mail et le téléphone du titulaire : vous les saisirez pendant le paiement.
- Décidez du mode : pour les invités et les ventes en caisse, le choix typique est Paiement à l'entrée (s’il est actif pour l’événement), qui confirme immédiatement la commande mais ne génère pas de QR.
Procédure étape par étape
- Lancez. Dans le Rapport des réservations, appuyez sur Ajouter une réservation. Ce que vous voyez : la page Ajouter une réservation pour l'événement #… avec l’image, le nom, la date et le lieu de l’événement ainsi que la section Accéder aux titres. Un panier dédié à la réservation manuelle est ouvert ; si vous en aviez un ouvert pour un autre événement, il est fermé et remplacé.
- Choisissez les titres. Chaque titre est une carte avec le nom, le prix (pour les titres payants) et les boutons − et + pour régler la quantité. Les titres non vendables sont désactivés et affichent le badge de leur état de vente. Ce que vous voyez : à droite, le récapitulatif avec Droits de prévente, Frais de service et TOTAL, mis à jour à chaque appui ; les quantités sont enregistrées immédiatement dans le panier, et un éventuel message du panier apparaît sous l’en-tête.
- Créez. Appuyez sur Créer une réservation (ou sur Dos pour revenir au rapport). Résultat : vous êtes conduit à la page de paiement de l’événement avec le panier que vous venez de composer.
- Terminez le paiement. C’est le même parcours que celui du client : saisissez les données du titulaire, les données des participants à l’étape Qui participe ? si les titres l’exigent, et choisissez le mode de paiement parmi ceux actifs pour l’événement. Dans le parcours de la console, la vérification du numéro de téléphone n’est pas demandée, même si l’événement l’impose aux clients.
- Vérifiez. Confirmation : à la fin, vous êtes redirigé vers le Détail de la nouvelle commande avec le message Réservation créée avec succès.. Si le mode autorise les billets, vous trouvez les QR dans Billets générés et vous pouvez envoyer le PDF avec Voir le billet PDF ; avec Paiement à l'entrée, la section reste vide.
Champs et options
| Élément | Signification | Règles |
|---|---|---|
| Carte du titre avec − / + | Quantité du titre dans le panier. | La disponibilité, la quantité minimale et maximale par réservation, la capacité et la période de vente s’appliquent comme dans une vente en ligne ; les titres épuisés ou hors période sont désactivés. |
| Droits de prévente, Frais de service, TOTAL | Récapitulatif économique du panier. | Les lignes des droits et des commissions n’apparaissent que si elles sont supérieures à zéro ; le récapitulatif est masqué tant que le total est nul. |
| Créer une réservation | Passe au paiement avec le panier. | Exige au moins un titre sélectionné. |
| Mode de paiement lors du paiement | Comment la commande est réglée. | Sur le site, les modes s’appellent Carte de crédit, prépayée ou de débit, Apple Pay, Google Pay, PayPal et Paiement à l'entrée ; seuls ceux actifs pour l’événement apparaissent. |
Ce qui se passe ensuite
- La commande a la plate-forme Business : vous la reconnaissez dans la colonne Plate-forme de Gestion des réservations et dans les Détails techniques du détail.
- Avec Paiement à l'entrée, le statut est Confirmé, le Statut paiement est Non rémunéré et il n’existe pas de QR : à la porte, la personne doit être enregistrée avec la recherche Participants de l’application ou avec le Rapport des réservations.
- Avec un mode en ligne s’applique la fenêtre de paiement de 15 minutes à compter de la création de la commande : si elle expire, la commande passe à Paiement non finalise et doit être refaite.
- Le client qui s’inscrit avec la même adresse e-mail retrouve la réservation dans son compte ; dans tous les cas, il peut recevoir le PDF de votre part.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Aucun type d'accès disponible pour cet événement. | L’événement n’a pas de titres achetables. | Créez ou réactivez un titre dans la billetterie (même caché), puis revenez sur Ajouter une réservation. |
| Impossible de créer une nouvelle réservation. | Le panier dédié n’a pas été créé. | Rechargez la page et réessayez ; si cela persiste, contactez l’assistance. |
| Votre compte n'a pas accès à cette ressource. | L’autorisation Gérer les réservations de l’événement manque. | Demandez à un Administrateur de créer la commande ou de mettre à jour votre rôle. |
| Réservation créée avec succès. | Commande enregistrée. | Vous êtes déjà dans le détail : téléchargez le PDF ou notez que le paiement se fera à la porte. |
Cas particuliers
- Invité gratuit : utilisez un titre à prix zéro ; la commande apparaîtra comme Gratuit dans le récapitulatif de paiement et, si le titre prévoit le QR, elle aura son billet.
- Vente en caisse par carte : terminez le paiement avec un mode en ligne en présence du client ; la commande sera payée et dotée d’un QR.
- Vous vous êtes trompé de titre : depuis le détail, vous ne pouvez pas changer de type ; annulez la réservation (ou le titre isolé s’il y en a d’autres) et créez-en une nouvelle.
- Vous êtes Promoteur : l’attribution de la commande à un canal ne se fait pas automatiquement du fait que c’est vous qui la créez ; dans les rapports, la réservation manuelle se reconnaît à la plate-forme Business.
Règles et limites
- La disponibilité, les quantités minimales et maximales, la capacité et les commissions sont appliquées exactement comme dans une vente en ligne.
- Le panier de la réservation manuelle est fermé et remplacé si vous ouvrez Ajouter une réservation sur un autre événement ; la limite de 15 minutes concerne le paiement de la commande créée, pas la composition du panier.
- La réservation manuelle ne passe pas par la vérification de l’événement et ne modifie pas la billetterie.
Articles associés
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- Rechercher un participant dans l’application Business