Vous pouvez impliquer des promoteurs, du personnel à l’entrée, des collaborateurs et d'autres administrateurs dans l'équipe. Chaque invitation attribue un rôle qui détermine ce que la personne peut voir et faire dans la console et dans l'application Nightify Business. L'invitation arrive par e-mail et reste valable jusqu'à ce qu'elle soit acceptée ou annulée.
En bref
- Où : console de l'organisation → Membres de l'organisation (nightify.me/business/organizations/nickname/permissions) → bouton Inviter des utilisateurs → page Inviter des utilisateurs.
- Autorisations : Gérer les membres (inclus dans le rôle Administrateur). Sans cette autorisation, la page des membres est visible mais le bouton Inviter des utilisateurs n'apparaît pas et dans les colonnes Rôle et Actions vous ne voyez qu'un tiret.
- Ce que vous obtenez : une ligne avec le statut Invité pour chaque adresse et un e-mail avec le sujet Invito a unirti a … (invitation à rejoindre …, suivi du nom de l'organisation) au destinataire ; lorsqu'elle accepte, la ligne devient Membre avec le rôle choisi.
- Rôles disponibles : Administrateur, Promoteur, Entrées uniquement, Visualisation limitée ; le rôle présélectionné est Administrateur.
Avant de commencer
- Décidez du rôle en fonction du travail de la personne : la page d'invitation décrit chaque rôle, mais pour les détails autorisation par autorisation, voir Rôles et autorisations : ce que chaque membre peut faire. Vous pouvez également changer de rôle plus tard.
- Demandez au collaborateur quelle adresse e-mail il utilise pour son compte Nightify : l'invitation ne peut être acceptée qu'en se connectant avec cette adresse. Si vous n'avez pas encore de compte, vous devrez en créer un avec la même adresse avant d'ouvrir le lien.
Procédure sur le site, étape par étape
- Membres ouverts. Dans la console de l'organisation, choisissez Membres de l'organisation. Ce que vous voyez : le tableau avec les colonnes Nom, Rôle, Statut et Actions, le champ de recherche Rechercher par nom ou par email et, en haut, le bouton Inviter des utilisateurs.
- Ouvrez le formulaire. Appuyez sur Inviter des utilisateurs. Ce que vous voyez : la page Inviter des utilisateurs avec le texte Envoyez des invitations personnalisées à vos collaborateurs et attribuez les bonnes autorisations dès le départ., le champ E-mails ou noms et la section Choisissez le rôle à attribuer.
- Entrez les destinataires. Dans le champ E-mails ou noms (espace réservé par exemple [email protected] ou Mario Rossi ) écrivez une adresse et appuyez sur Entrée : elle devient une étiquette amovible avec Supprimer le destinataire. Vous pouvez coller plusieurs adresses séparées par des virgules, des points-virgules ou des retours à la ligne, même sous la forme Prénom Nom : l'adresse est extraite. Au fur et à mesure que vous tapez, les utilisateurs Nightify correspondants apparaissent sous le champ (Sélectionnez un utilisateur existant dans la liste ou saisissez une nouvelle adresse e-mail et appuyez sur Entrée.) ; si aucun résultat ne correspond, lisez Aucun utilisateur trouvé. Appuyez sur Entrée pour utiliser l'adresse saisie.
- Choisissez le rôle. Dans Choisissez le rôle à attribuer (Chaque rôle définit les autorisations disponibles pour les utilisateurs invités. Vous pourrez le modifier ultérieurement à tout moment.), sélectionnez l'un des quatre onglets. Chaque onglet contient le nom du rôle, sa description et une liste de ce qu'il permet ; L'Administrateur est déjà sélectionné. Le rôle s'applique à toutes les adresses de l'envoi.
- Envoyer. Appuyez sur Inviter des utilisateurs au bas du formulaire. Confirmez que vous revenez aux Membres de l'organisation avec le message Invitation envoyée à... (suivi de l'adresse) pour un seul destinataire ou ... invitations envoyées avec succès. (précédé du numéro) pour plusieurs destinataires. Chaque destinataire apparaît dans le tableau avec le statut Invité et le rôle choisi. Avec Retour aux membres sur la page d'invitation, vous pouvez rejoindre la liste sans envoyer.
Champs et options
| Champ | Qu'est-ce que cela signifie | Règles |
|---|---|---|
| E-mails ou noms | Destinataires de l'invitation. | Une ou plusieurs adresses, séparées par une virgule, un point-virgule ou une nouvelle ligne ; la forme Nom Prénom est également acceptée. Les adresses sont normalisées en minuscules ; les doublons ne comptent qu'une seule fois. |
| Administrateur | Peut gérer tous les aspects de l'organisation. | Liste affichée dans l'onglet : Crée, modifie et publie tous les événements de l’organisation., Gère les invitations, les membres de l’équipe et l’attribution des rôles., Met à jour les paramètres, les données fiscales et les outils de vente., Gère les réservations, les billets et les finances. |
| Promoteur | Vous pouvez consulter les données limitées à votre canal de vente. | Consulte les événements et les supports nécessaires à la promotion., Suit les performances de son canal de vente., Consulte les réservations et les rapports générés par ses activités. |
| Entrées uniquement | Peut gérer le contrôle d'accès sans afficher les données sensibles. | Accède aux listes des participants pour les événements assignés., Effectue le contrôle d’accès et le scan des entrées en temps réel., Vérifie l'état des réservations sans les modifier. |
| Visualisation limitée | Peut consulter les données sous une forme très limitée. | Consulte les événements publiés par l’organisation., Accès en lecture seule très limité ; impossible d’accéder aux statistiques de réservation et aux données financières., Effectue le contrôle d’accès et le scan des entrées en temps réel sans accéder aux données des participants. |
Ce qui se passe ensuite
- L'invitation est enregistrée avant l'envoi de l'e-mail et le destinataire reçoit le message Invito a unirti a … avec le lien d'acceptation (nightify.me/business/organizations/nickname/invite avec son adresse en paramètre). Le lien ne contient pas de codes temporaires et n'expire pas : il reste valable jusqu'à ce que l'invitation soit acceptée ou annulée.
- Si le destinataire possède déjà un compte Nightify avec cette adresse, l'invitation apparaît également sur sa page Organisations avec le badge Invitation à confirmer et dans l'application Nightify Business sous Invitations en attente.
- Lorsqu'il accepte, la ligne passe de Invité à Membre avec le rôle que vous avez choisi et l'opération est enregistrée comme Invitation acceptée dans le registre des membres.
- Jusqu'à ce qu'il accepte, vous pouvez annuler l'invitation depuis le menu Actions de sa ligne avec Annuler l'invitation.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi apparaît-il | Que faire |
|---|---|---|
| Aucune adresse e-mail valide fournie. | Aucune des entrées ne contient d'adresse e-mail reconnaissable. | Vérifiez la syntaxe (nom@domaine) et les séparateurs, puis soumettez à nouveau. |
| Certaines invitations n'ont pas été envoyées : … | Au moins une participation n'a pas abouti. Après les deux points vous trouverez la liste : les entrées non reconnues comme emails, les adresses auxquelles l'email n'a pas été envoyé, … est déjà membre pour ceux qui font déjà partie de l'équipe, … a déjà été invité pour ceux qui ont déjà une invitation en attente. Les autres destinataires du même message reçoivent toujours l'invitation. | Pour les adresses incorrectes, corrigez et renvoyez. Pour les envois échoués, l'invitation est déjà enregistrée comme Invité : annulez-la avec Annuler l'invitation et renvoyez-la à nouveau, ou envoyez au collaborateur le lien vers la page Organisations où l'invitation est déjà visible. |
| Impossible de mettre à jour le rôle de membre. | Le rôle sélectionné ne fait pas partie de ceux pouvant être attribués (par exemple un formulaire envoyé après un changement de rôle). | Rechargez la page d'invitation et choisissez à nouveau le rôle. |
| Votre compte n'a pas accès à cette ressource. | Vous avez ouvert la page d'invitation sans l'autorisation Gérer les membres. | Demandez à un Administrateur d'envoyer l'invitation. |
| Le collaborateur ne trouve pas l'e-mail | Le message s'est retrouvé dans le spam ou l'adresse était erronée. | Demandez-lui de rechercher le sujet Invito a unirti a … ; si l'adresse était erronée, annulez l'invitation et renvoyez-la à la bonne adresse. |
Cas particuliers
- Le collaborateur utilise une autre adresse pour son compte. En ouvrant le lien avec un autre compte, il verra Pour accepter l'invitation, connectez-vous avec l'e-mail ... et il ne pourra pas accepter : annuler l'invitation et la renvoyer à l'adresse avec laquelle il est inscrit.
- Vous souhaitez inviter avec différents rôles. Le rôle est unique pour chaque soumission : faites une soumission pour chaque rôle, ou invitez toutes les personnes ayant le même rôle, puis modifiez-la ligne par ligne dans la colonne Rôle.
- Réinviter une personne supprimée. C'est toujours possible : le contrôle … est déjà membre ne regarde que les membres actuels.
Règles et limites
- Pour chaque organisation, une adresse ne peut avoir qu'une seule invitation en attente et une seule adhésion.
- Les invitations n'expirent jamais ; ils restent dans le tableau avec le statut Invité jusqu'à ce qu'ils soient acceptés ou annulés.
- L'acceptation nécessite un accès avec la même adresse que l'invitation et un profil complet.
- Les rôles sont les quatre prédéfinis : il n'est pas possible de créer des rôles personnalisés ni d'attribuer des autorisations individuelles.
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