Il Rapporto Prenotazioni è la pagina operativa di ogni evento: chi ha prenotato, quali titoli, da quale canale, se ha pagato e quanti biglietti sono già entrati. Da qui apri il dettaglio di ogni ordine, avvii una prenotazione manuale ed esporti le liste per la porta.
In breve
- Dove: Dashboard evento → tab Rapporto prenotazioni, oppure il link Vai al rapporto prenotazioni nella card Registrazioni evento, oppure Vedi tutte le prenotazioni nella striscia dello stato vendite. La pagina si intitola Rapporto Prenotazioni seguito dal numero di Risultati.
- Permessi: Visualizzare prenotazioni evento (lo hanno Amministratore, Solo ingressi e Promoter; il Promoter vede solo il proprio canale). Le esportazioni richiedono Esportare dati evento; la creazione manuale richiede Gestire prenotazioni evento.
- Cosa ottieni: l’elenco paginato degli ordini dell’evento con ingressi in tempo reale, la tabella delle richieste in lista d’attesa e quattro formati di esportazione.
Procedura passo per passo
- Apri il rapporto. Dalla dashboard dell’evento scegli il tab Rapporto prenotazioni. Cosa vedi: l’intestazione con il conteggio, il pulsante Aggiungi prenotazione in alto a destra, la barra dei filtri con Filtra per nome, cognome o email, Cerca, Indietro, il menu Esporta e il pulsante Altri filtri.
- Cerca un cliente. Digita in Filtra per nome, cognome o email e premi Cerca. Risultato: il conteggio dei Risultati si aggiorna.
- Restringi con i filtri avanzati. Premi Altri filtri: Filtra per numero prenotazione, Filtra per totale, Filtra per canale (menu con i canali che hanno generato prenotazioni per l’evento), Filtra per Tipologia di Accesso (menu con i titoli dell’evento), Filtra per Stato (menu con gli stati delle prenotazioni) e Filtra per pagamento con le opzioni Pagati (Sì) e Non pagati (No). Premi Cerca; Indietro azzera tutti i filtri.
- Leggi le righe. Le colonne sono descritte nella tabella più sotto. In Canale trovi i badge di provenienza, in Ingressi il rapporto tra biglietti scansionati e biglietti dell’ordine, aggiornato a ogni scansione fatta con l’app Nightify Business.
- Apri un ordine. Clicca la riga. Risultato: si apre Prenotazione #… con le azioni del tuo ruolo.
- Esporta. Nel menu Esporta scegli Esporta CSV, Esporta PDF, Esporta CSV Privacy o Esporta PDF Privacy. Risultato: il file rispetta i filtri attivi. I due export Privacy contengono solo numero prenotazione, nome, cognome, consenso marketing, data prenotazione, evento, stato, pagamento, totale e quantità di scansioni: escludono e-mail, telefono e data di nascita, presenti invece negli export completi (con i contatti mascherati quando manca il consenso).
- Controlla la lista d’attesa. Se esistono richieste, sotto la tabella compare Lista d'attesa seguito dal numero di Risultati, con le colonne Utente, Telefono, Tipologia di accesso, Quantità e Data. Se non ci sono richieste la tabella non viene mostrata.
- Sfoglia le pagine. 50 righe per pagina con l’indicatore Pagina N di M; i filtri restano attivi.
Campi e opzioni
| Colonna | Cosa significa | Regole |
|---|---|---|
| Numero | Codice della prenotazione. | Cercabile con Filtra per numero prenotazione. |
| Utente | Nome, cognome ed e-mail dell’intestatario. | E-mail mostrata come Nascosta senza consenso marketing, sbloccabile singolarmente. |
| Telefono | Numero dell’intestatario. | Stessa regola di mascheramento dell’e-mail. |
| Consenso marketing | Badge che indica se il cliente ha dato il consenso marketing. | Determina se contatti ed export completi mostrano i dati in chiaro. |
| Data | Data e ora di creazione dell’ordine. | |
| Canale | Provenienza della vendita. | Se l’ordine arriva da un link promoter o da un canale di monitoraggio compaiono il badge Link organizzatore, il nome del canale e, se presente, il parametro di tracking; altrimenti compare un badge con il nome dell’app. |
| Commissioni, Diritti di prevendita, Totale | Importi dell’ordine in euro. | Totale è il valore usato da Filtra per totale. |
| Stato | Stato della prenotazione con eventuali badge di rimborso, rivendita e cambio nominativo. | Gli stati sono In attesa di pagamento, In lavorazione, Confermata, Annullato, Rimborsato, Pagamento non completato. |
| Pagamento | Badge di incasso. | Filtrabile con Pagati (Sì) / Non pagati (No). |
| Ingressi | Biglietti scansionati sul totale dei biglietti dell’ordine, per esempio 2 / 3. | Verde quando sono entrati tutti, rosso quando nessuno, giallo nei casi intermedi. |
Cosa succede dopo
- Il rapporto non modifica gli ordini: le azioni (annullare, cambiare l’intestatario, aggiungere titoli, agire sui QR) sono nel dettaglio di ogni prenotazione.
- Da Aggiungi prenotazione parte il flusso della prenotazione manuale, descritto nell’articolo dedicato.
Messaggi ed errori
| Messaggio | Perché compare | Cosa fare |
|---|---|---|
| Nessuna prenotazione per questo evento. | Riga di stato vuoto della tabella: nessun ordine risponde ai filtri o l’evento non ha ancora prenotazioni. | Premi Indietro e riprova; controlla anche Filtra per Stato, perché i tentativi scaduti hanno stato Pagamento non completato. |
| La tua utenza non ha accesso a questa risorsa. | Hai premuto Aggiungi prenotazione senza il permesso Gestire prenotazioni evento: il pulsante è sempre visibile, il controllo avviene all’apertura della pagina. | Chiedi a un Amministratore di creare la prenotazione o di aggiornare il tuo ruolo. |
| Nascosta al posto di e-mail o telefono | Il cliente non ha dato il consenso marketing. | Clicca il dato e conferma lo sblocco solo per finalità operative legate all’evento. |
Casi particolari
- Prima dell’evento: filtra con Non pagati (No) per sapere chi deve pagare alla porta (ordini con Pagamento all'ingresso).
- Durante l’evento: la colonna Ingressi ti dice chi è già entrato; per la cronologia completa usa il tab Rapporto ingressi.
- Contare le vendite di un promoter: usa Filtra per canale. Il Promoter stesso, aprendo il rapporto, vede solo le proprie righe.
- Lista da consegnare allo staff: usa Esporta PDF Privacy, che non contiene contatti né data di nascita.
- Il tab non compare: i tab della dashboard dipendono dallo stato dell’evento; per un evento mai approvato il rapporto di norma non è disponibile.
Regole e limiti
- 50 ordini per pagina; gli export seguono i filtri e non la pagina.
- Un ordine scaduto senza pagamento passa a Pagamento non completato, non ad Annullato, e non occupa disponibilità.
- La tabella Lista d'attesa è informativa: le iscrizioni hanno sempre quantità 1 e l’avviso di disponibilità ai fan parte solo quando ripubblichi l’evento con disponibilità tornata.
Articoli collegati
- Aprire il dettaglio di una prenotazione
- Creare una prenotazione manuale
- Esportare le prenotazioni di un evento (CSV e PDF)
- Consultare il report ingressi sul sito