Pour faire scanner les billets par votre personnel, il n’est pas nécessaire de donner accès à toute la console : le rôle Entrées uniquement est pensé pour les personnes qui tiennent la porte. Cet article explique exactement ce que chaque rôle prédéfini peut faire en matière d’entrées et de réservations, comment inviter les collaborateurs et ce qu’ils verront à leur première connexion dans l’application.
En bref
- Où : console de l’organisation → Membres de l'organisation → Inviter des utilisateurs ; acceptation par e-mail ou dans l’application Nightify Business, dans Invitations en attente.
- Autorisations du rôle Entrées uniquement : Voir les événements, Voir les réservations de l’événement et Gérer les accès et les entrées, en plus de l’affichage de l’organisation. Il n’a pas Voir le détail des réservations de l’organisation, Voir les métriques des réservations de l’événement, Gérer les réservations de l’événement, ni aucune autorisation de gestion d’événements, de billetterie, d’encaissements ou de données fiscales.
- Ce que vous obtenez : un collaborateur qui scanne, qui cherche les participants dans l’application et qui consulte le Rapport des réservations et le Rapport d'enregistrement de l’événement sur le site, sans rien modifier.
Ce que chaque rôle peut faire à la porte
| Rôle | Scan avec l’application | Réservations et participants | Limites |
|---|---|---|---|
| Entrées uniquement | Oui (Gérer les accès et les entrées). | Voit la section Participants dans l’application ainsi que le Rapport des réservations et le Rapport d'enregistrement sur le site. | N’ouvre pas Gestion des réservations, ni la page Détail de la réservation ; dans le tableau de bord de l’application, les totaux et les conversions sont masqués car Voir les métriques des réservations de l’événement manque. |
| Visualisation limitée | Oui. | Aucun accès : dans la section Participants de l’application apparaît Votre compte n'a pas accès à cette ressource. | Adapté aux collaborateurs occasionnels qui doivent seulement scanner. |
| Promoteur | Non : chaque scan est refusé avec Accès refusé : votre compte n'a pas l'autorisation de gérer les entrées. | Voit les réservations, les participants et le Rapport d'enregistrement limités à son propre canal. | Ne l’utilisez pas pour le personnel de porte. |
| Administrateur | Oui. | Tout, y compris la page Détail de la réservation avec les annulations, la désactivation et la réactivation des QR (Gérer les réservations de l’événement). | C’est le seul rôle prédéfini qui modifie les commandes. |
Procédure étape par étape
- Invitez le personnel. Depuis la console, ouvrez Membres de l'organisation et appuyez sur Inviter des utilisateurs. Ce que vous voyez : le champ E-mails ou noms (une ou plusieurs adresses séparées par une virgule, un point-virgule ou placées sur des lignes différentes ; vous pouvez aussi choisir un utilisateur existant parmi les suggestions) et le bloc Choisissez le rôle à attribuer. Choisissez Entrées uniquement : la description énumère Accède aux listes des participants pour les événements assignés., Effectue le contrôle d’accès et le scan des entrées en temps réel. et Vérifie l’état des réservations sans les modifier. Appuyez sur Inviter des utilisateurs. Confirmation : Invitation envoyée à …. ou N invitations envoyées avec succès.
- Acceptation. Le collaborateur ouvre le lien reçu par e-mail et appuie sur Accepter, en se connectant avec la même adresse e-mail que celle de l’invitation (sinon le site demande de se connecter avec la bonne adresse), ou bien, dans l’application Nightify Business, il appuie sur Accepter dans la section Invitations en attente de l’écran des organisations ; avec Refuser, l’invitation est déclinée.
- Première connexion à l’application. Le collaborateur installe Nightify Business, se connecte avec le même compte, choisit l’organisation et ouvre l’onglet Check-in (iPhone) ou Scanner QR (Android).
- Briefing du point d’entrée. Convenez avec chaque opérateur des titres à sélectionner dans Sélectionner les titres d'accès et de la personne à contacter pour les billets refusés : celui qui a le rôle Entrées uniquement ne peut ni réactiver un QR ni annuler une commande.
Ce qui se passe ensuite
- Dans le tableau des membres, le collaborateur passe de Invité à Membre ; dans la colonne Rôle vous pouvez changer son rôle par la suite (Rôle de membre mis à jour.).
- Les scans effectués restent attribués à l’e-mail de son compte dans la colonne Numérisé par du Rapport d'enregistrement, même après son retrait de l’équipe.
- Après l’événement, vous pouvez lui laisser le rôle pour les événements futurs ou le retirer avec Supprimer un membre (confirmation Voulez-vous supprimer ce membre ?, résultat Membre supprimé.) ; une invitation pas encore acceptée se révoque avec Annuler l'invitation (confirmation Voulez-vous annuler cette invitation ?, résultat Invitation supprimée.).
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Aucune organisation disponible (iPhone) / Aucune organisation disponible (Android) | L’invitation n’a pas été acceptée ou le collaborateur s’est connecté avec un autre compte (par exemple avec Google au lieu de l’adresse e-mail invitée). | Contrôlez le statut Invité / Membre dans le tableau des membres ; faites accepter l’invitation et appuyez sur Actualiser la liste / Actualiser. |
| L'utilisateur n'a pas les privilèges nécessaires pour accéder à cette ressource. Veuillez contacter le support si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur. (iPhone) / Utilisateur non autorisé (Android) | Le compte n’est autorisé à utiliser l’application pour aucune organisation. | Vérifiez que l’invitation a été acceptée avec le même compte. |
| Votre compte n'a pas accès à cette ressource. dans la section Participants | Le rôle est Visualisation limitée, qui n’inclut pas Voir les réservations de l’événement. | Attribuez Entrées uniquement si le collaborateur doit vérifier les réservations. |
| Accès refusé : votre compte n'a pas l'autorisation de gérer les entrées. | Le collaborateur a le rôle Promoteur. | Changez le rôle en Entrées uniquement depuis le tableau des membres. |
| … est déjà membre / … a déjà été invité | L’adresse est déjà dans l’équipe ou a déjà une invitation en attente. | Aucune action, ou bien annulez et renvoyez l’invitation si elle n’est plus d’actualité. |
Cas particuliers
- Le collaborateur doit vérifier un client sans QR : avec Entrées uniquement, il peut utiliser la recherche Participants dans l’application ou ouvrir le Rapport des réservations sur le site, mais pas le détail de la commande.
- Il vous faut un responsable à la porte avec un pouvoir de déblocage : attribuez-lui Administrateur, le seul rôle prédéfini avec Gérer les réservations de l’événement ; tenez compte du fait qu’il verra aussi les encaissements et les paramètres.
- Statistiques masquées dans l’application : avec Entrées uniquement, les cartes du tableau de bord de l’événement affichent *** sur iPhone et -- sur Android : c’est voulu, ce n’est pas une erreur.
Règles et limites
- Aucun rôle prédéfini autre que Administrateur ne peut annuler des réservations ou agir sur les QR.
- Le rôle vaut par organisation : un collaborateur présent dans plusieurs organisations peut avoir un rôle différent dans chacune.
- Vous ne pouvez pas retirer le dernier administrateur de l’organisation.
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