Le plan de salle sert aux événements avec des places numérotées, des tables réservées ou des zones à capacité contrôlée : le fan choisit sa place sur le plan et le système garantit que chaque place n’est vendue qu’une seule fois. Le plan naît à l’intérieur de l’événement et reste lié à celui-ci : la section Plan des sièges montre uniquement le plan attribué, et non une liste de plans à réutiliser.
En bref
- Où : tableau de bord de l’événement → Modifier l’événement → étape Ajouter des billets → section Plan des sièges. Lorsqu’un plan structuré est attribué, la barre latérale affiche aussi l’étape Modifier le plan des places, qui ouvre directement l’éditeur.
- Autorisations : Gérer la billetterie.
- Ce que vous obtenez : un plan lié à l’événement, ouvert dans l’éditeur Modifier le plan de salle ; la Capacité commerciale (et, pour les événements SIAE, la Capacité SIAE (selon permis)) est calculée à partir des places dessinées et n’est plus modifiable à la main.
- Quand ce n’est pas nécessaire : pour les événements en placement libre, laissez Je n’ai pas besoin d’un plan de salle. et gérez la capacité avec les titres d’accès.
Avant de commencer
- Préparez la disposition de la salle : secteurs avec rangées et places, tables avec le nombre de sièges, zones debout avec la capacité, position de la scène.
- L’événement ne doit avoir aucune réservation : dès qu’il en existe une, le plan ne se crée plus, ne se modifie plus et ne se retire plus.
- L’événement ne doit pas être en cours de vérification et vous devez avoir le contrôle de l’éditeur (un utilisateur à la fois).
Procédure étape par étape
- Ouvrez la section Plan des sièges. Ce que vous voyez : la description Attribuez un plan des sièges si l’événement prévoit des zones ou des places spécifiques., la question Avez-vous besoin d’un plan de salle pour cet événement ? et deux options : Je n’ai pas besoin d’un plan de salle. (présélectionnée si l’événement n’a pas de plan structuré) et Utilisez ce bouton si votre événement nécessite un plan de salle (montrez à vos participants la disposition des sièges et des sections disponibles).
- Choisissez l’option avec plan. Ce que vous voyez : le bloc s’ouvre avec l’en-tête Sélectionnez un plan de salle, le message Chargement des cartes… puis, si l’événement n’a pas encore de plan, Il n’y a pas encore de cartes disponibles pour cette organisation. En dessous se trouvent l’indication Sélectionnez une carte utilisée précédemment ou créez une nouvelle carte pour cet événement. et le bouton Créer une nouvelle carte. La liste peut contenir au maximum le plan déjà attribué à cet événement : il n’y a pas de plans d’autres événements à choisir.
- Créez le plan. Appuyez sur Créer une nouvelle carte. Ce que vous voyez : Création d’une carte…, puis Nouvelle carte créée et attribuée à l’événement. et aussitôt après s’ouvre l’éditeur Modifier le plan de salle avec le plan vide et la visite guidée. Dessinez la scène, les secteurs, les tables et les zones et attribuez les tarifs (voir les articles sur l’éditeur) ; l’opération est enregistrée dans Changer l’historique sous la forme
map_create. - Revenez à l’étape. Dans l’éditeur, appuyez sur Enregistrer et continuer : vous revenez à Ajouter des billets. Ce que vous voyez : l’en-tête du bloc est devenu Plan de salle attribué à l’événement et affiche une fiche avec l’aperçu dessiné du plan, le nom de l’événement comme titre (ou Carte sans titre si le titre de l’événement est vide) et la ligne Dernière utilisation : avec la date du dernier enregistrement ; sous la fiche, les boutons Modifier la carte et Supprimer l’affectation. Toucher la fiche ouvre l’éditeur, exactement comme Modifier la carte.
- Reliez les titres. Dans chaque titre d’accès, choisissez l’Élément de la carte, ou attribuez les tarifs depuis l’éditeur : sans liaison, la publication s’arrête avec Vous avez activé la carte des places mais aucun secteur n’a été choisi pour le tarif "…".
- Vérifiez la capacité et enregistrez. Dans la section Capacité événementielle, les champs sont verrouillés avec la note Lorsqu’un plan de salle est attribué, la capacité est calculée automatiquement à partir des places dessinées sur le plan. Appuyez sur Enregistrer et continuer.
Retirer le plan, étape par étape
- Dans la section Plan des sièges, appuyez sur Supprimer l’affectation. Ce que vous voyez : Suppression de la carte… puis La carte a été supprimée de l’événement.
- L’événement se retrouve sans plan : la capacité redevient manuelle et les titres perdent la liaison aux éléments. Le plan détaché n’apparaît dans aucune liste permettant de le réattribuer : s’il vous le faut de nouveau, vous devez en créer un autre avec Créer une nouvelle carte.
- Pour ne pas utiliser le plan sans le retirer, sélectionnez de nouveau Je n’ai pas besoin d’un plan de salle. : l’option avec plan et l’affectation restent disponibles si vous changez d’avis.
Champs et options
| Élément | Signification | Règles |
|---|---|---|
| Je n’ai pas besoin d’un plan de salle. | Événement en placement libre, sans plan de salle. | Suggestion : Choisissez ceci si vous n’avez pas besoin d’attribuer des places ou des sections. |
| Option avec plan | Le fan choisit des places, des tables ou des zones sur le plan. | Suggestion : Choisissez ceci si vous souhaitez attribuer des places ou des sections avec un plan de salle. Nécessite un plan attribué avant la publication. |
| Fiche du plan | Aperçu, nom de l’événement et Dernière utilisation :. | N’apparaît que pour le plan attribué à cet événement ; en la touchant, vous ouvrez l’éditeur. |
| Créer une nouvelle carte | Crée un plan vide et le lie à l’événement. | Bloqué en présence de réservations. |
| Modifier la carte | Ouvre l’éditeur du plan attribué. | En présence de réservations, l’éditeur s’ouvre en lecture seule. |
| Supprimer l’affectation | Détache le plan de l’événement. | Bloqué en présence de réservations ; le plan n’est pas réattribuable. |
Ce qui se passe ensuite
- Avec un plan structuré (secteurs, tables ou plusieurs zones), la Capacité commerciale est la somme des places des secteurs, des places des tables et des capacités des zones ; Capacité illimitée est désactivée et, pour les événements SIAE, la Capacité SIAE (selon permis) est forcée à la même valeur.
- Le fan, dans l’écran de réservation, choisit entre Meilleure place (Choisissez le prix, nous nous occupons de la meilleure place disponible.) et Sélection sur carte (Choisissez sur le plan les places disponibles que vous préférez.) ; pour les zones en placement libre, il indique seulement la quantité dans la fenêtre Votre sélection.
- Pour un événement déjà en ligne, le plan, comme toute l’étape, devient effectif avec Publier les modifications et l’approbation.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Il n’y a pas encore de cartes disponibles pour cette organisation. | L’événement n’a pas de plan attribué. | Appuyez sur Créer une nouvelle carte. |
| La carte attribuée n’est pas disponible. | L’événement est lié à un plan qui n’est plus lisible. | Rechargez la page ; si cela persiste, utilisez Supprimer l’affectation et créez un nouveau plan, ou écrivez à l’assistance. |
| Impossible de charger les cartes. Veuillez réessayer dans un instant. | Erreur temporaire au chargement du bloc. | Attendez et rechargez. |
| Impossible de créer la carte. Veuillez réessayer plus tard. | La création a échoué. | Réessayez ; si cela persiste, contactez l’assistance. |
| Impossible de supprimer la carte. Veuillez réessayer plus tard. | La suppression a échoué. | Rechargez et réessayez. |
| Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer le plan de salle car l’événement a déjà des réservations. | Il existe au moins une réservation sur l’événement. | La disposition ne change plus : pour une autre salle, créez un nouvel événement. |
| Aperçu indisponible | Le plan n’a pas encore d’éléments à dessiner. | Ouvrez l’éditeur et ajoutez les éléments. |
| Vous avez indiqué que vous utiliserez un plan de salle pour cet événement mais aucun plan n’a été sélectionné. (bouton Sélectionner un plan de salle) | À la publication : vous avez choisi l’option avec plan sans en créer un. | Créez le plan ou revenez à Je n’ai pas besoin d’un plan de salle. |
Cas particuliers
- Plan avec une seule zone en placement libre. Si le plan contient une seule zone dont l’ordre de place est Posto unico (UN) (place unique) et aucun secteur ni table, il n’est pas considéré comme structuré : l’étape latérale Modifier le plan des places n’apparaît pas, la capacité reste celle saisie à la main et le champ Élément de la carte des titres est masqué car la liaison à la zone est automatique.
- Vous voulez la même disposition sur un autre événement. Il n’existe pas de fonction pour réutiliser un plan : dans le nouvel événement, créez un nouveau plan et redessinez-le. En dupliquant l’événement avec Dupliquer, vous obtenez un brouillon d’où repartir.
- Réservations annulées. Le blocage se déclenche dès qu’il existe des réservations enregistrées sur l’événement, donc même des réservations qui ne sont plus actives peuvent le maintenir : si vous devez changer de salle, contactez l’assistance.
Règles et limites
- Un plan appartient à un seul événement ; l’attribution à un autre événement n’est pas disponible.
- La capacité n’est dérivée du plan que si celui-ci est structuré ; une capacité limitée, à elle seule, n’oblige pas à utiliser un plan.
- Chaque élément vendable doit avoir un code d’ordre de place de 2 caractères ; le système les génère automatiquement à partir du type choisi.
Articles associés
- Utiliser l’éditeur du plan de salle : scène, secteurs, tables et zones
- Attribuer les titres d’accès aux éléments du plan
- Codes d’ordre de place et capacité calculée à partir du plan
- Configurer la billetterie : SIAE, titres d’accès, capacité et plan de salle